Preparazione di un appalto

Il fabbisogno non deve necessariamente consistere in una nuova prestazione, ma può senz’altro corrispondere a una prestazione già acquistata in precedenza oppure integrarla («appalto successivo»).

Nell’appalto possono essere previste anche prestazioni complementari e/o una proroga della durata del contratto, su cui sarà tuttavia deciso solo dopo la conclusione del contratto a favore della flessibilità (p. es. nell’acquisto di software, se è fatta salva l’opzione di ulteriori licenze eventualmente necessarie). Nella determinazione del valore della commessa e del tipo di procedura di conseguenza applicabile devono essere considerate le opzioni di proroga e le opzioni di commesse successive. Quanto più è elevata la quota delle opzioni rispetto alla «commessa di base», tanto più è incerta la pianificazione per gli offerenti, con il rischio che venga presentato un numero minore di offerte e/o a prezzi più elevati («margini di incertezza»).

In alternativa alle opzioni è possibile acquistare un volume di prestazioni non definito o noto mediante un contratto quadro. Come nel caso dell’opzione, il servizio di aggiudicazione ottiene così il diritto di acquistare determinate prestazioni all’interno di un certo intervallo temporale, ma di definire la quantità esatta o, eventualmente, le condizioni dettagliate soltanto in un secondo momento. Tuttavia, il tetto massimo di spesa deve essere stabilito già nell’ambito dell’accertamento del fabbisogno.

Il servizio di aggiudicazione ha ulteriori possibilità di impostazione e di scelta cui ricorrere in funzione del progetto di appalto da realizzare (p. es. suddivisione in lotti, riserva di aggiudicazione di prestazioni parziali, possibilità di dichiarare inammissibili determinate varianti, ricorso a consorzi e subappaltatori).

In alcuni casi non è possibile o appropriato descrivere dettagliatamente una commessa (p. es. se solo gli offerenti dispongono delle necessarie conoscenze specialistiche o specifiche del prodotto oppure se sono ipotizzabili diverse soluzioni). Con un cosiddetto bando funzionale sono definiti nel bando gli obiettivi e i requisiti dell’appalto indicando i dati di riferimento essenziali e le condizioni quadro. Le proposte di soluzione volte al conseguimento degli obiettivi fanno parte dell’offerta. Spetta poi agli offerenti elaborare e presentare nelle loro offerte proposte di soluzioni globali e innovazioni volte al conseguimento degli obiettivi (p. es. messa a concorso di complesse soluzioni informatiche e di progetti di costruzione). Nella prassi il bando contiene sia descrizioni sia elenchi delle prestazioni, ossia in alcune posizioni le prestazioni sono dettagliate, in altre sono formulate in modo funzionale.

Il dialogo ai sensi dell’art. 24 LAPub/CIAP consente al servizio di aggiudicazione di condurre scambi strutturati e verbalizzati con gli offerenti durante la procedura di appalto per definire con (maggiore) precisione l’oggetto del bando o la prestazione auspicata, illustrare le proprie esigenze e condizioni e accogliere le proposte degli offerenti. Il servizio di aggiudicazione può inizialmente limitarsi a una descrizione di massima e, nel dialogo con gli offerenti ai sensi dell’art. 24 LAPub/CIAP, elaborare possibili soluzioni o metodologie. In tal modo può avvalersi delle spesso maggiori conoscenze specialistiche e di mercato degli offerenti.

Il concorso è indicato per elaborare soluzioni per i compiti di cui è possibile definire a priori gli obiettivi e le condizioni quadro in misura sufficiente ed esaustiva. Si tratta di cercare la migliore soluzione praticabile per un progetto che possa essere approvato. Nell’elaborazione delle proposte di soluzione i partecipanti dispongono di un ampio margine di azione. Nel concorso vige il principio dell’anonimato. I concorsi possono essere indetti per elaborare proposte di soluzione riguardo a compiti descritti e delimitabili genericamente (concorso di idee) o a compiti chiaramente descritti (concorsi di progettazione in senso stretto) nonché per aggiudicare la realizzazione parziale o integrale di soluzioni. I mandati di studio sono indicati per i progetti le cui condizioni quadro non possono essere definite a priori in misura sufficiente ed esaustiva. L’obiettivo è ottenere le migliori soluzioni praticabili ma, dal momento che i compiti non sono stabiliti con precisione, presuppongono un processo interattivo tra committenti e offerenti. Sia per i concorsi sia per i mandati di studio la valutazione è svolta da un comitato di esperti indipendenti («giuria»). Se si opta per un concorso o un mandato di studio, occorre disciplinare esattamente a quali ulteriori lavori («commesse successive») il vincitore ha diritto. Nell’ambito di un concorso è possibile aggiudicare direttamente al vincitore la pianificazione o il coordinamento per l’attuazione del progetto. Al vincitore di un mandato di studio può essere aggiudicata direttamente l’attuazione della soluzione proposta. Generalmente i concorsi e i mandati di studio allungano i tempi della procedura.

La procedura di scelta del mandatario è una forma particolare dell’offerta di prestazioni e di norma si svolge per le prestazioni di una certa complessità e con un margine di azione da ridotto a medio. In ragione dell’obiettivo, che consiste nell’individuare gli offerenti più idonei per il progetto, è fondamentale che gli offerenti si confrontino sul piano concettuale con tale progetto; di conseguenza l’offerta può contenere anche testi, schemi, analisi e schizzi relativi ad aspetti parziali del compito da eseguire, ma non proposte di progetto. La procedura di scelta del mandatario deve necessariamente essere distinta dal concorso (o dal mandato di studio), nel quale la definizione dei compiti prevede un margine di azione considerevole.

Si consiglia di svolgere un approfondito accertamento del fabbisogno già nel corso della pianificazione strategica (quindi prima della progettazione concreta e del bando). Non ci si deve concentrare unicamente sulla prestazione concreta da acquistare, ma è necessario verificare anche il contesto generale in cui l’acquisto deve essere realizzato (considerazione delle dipendenze del sistema o dei processi di rinnovamento del sistema, integrazione di altre prestazioni, componenti ecc., scopo della copertura del fabbisogno). Per esempio, le prestazioni del mandatario modellano il nostro spazio quotidiano, le nostre città, il nostro territorio. La qualità di queste prestazioni ha un impatto importante in termini economici, ecologici, sociali, ma anche culturali sulla nostra società. Lo scambio con gli utenti/i successivi utilizzatori e responsabili del sistema riveste dunque un ruolo fondamentale. Le loro esigenze devono essere individuate con precisione per esempio nell’ambito di studi di fattibilità, workshop e sondaggi.

Le cooperazioni nell’ambito degli acquisti consentono ai committenti pubblici di raggruppare la loro domanda. In tal modo possono ottenere condizioni più vantaggiose e sinergie efficienti in termini di costi grazie all'aumento delle quantità (nell'acquisto stesso, ma anche nelle attività successive, p. es. con le licenze di software). Tali cooperazioni rendono più efficienti i processi di aggiudicazione. Al riguardo occorre considerare anche le loro ripercussioni economiche, in particolare per le PMI. Queste cooperazioni non devono impedire o limitare la partecipazione delle PMI innovative alla procedura di appalto. In linea di principio è possibile che più committenti esternalizzino la competenza per l’appalto a un terzo che funge da servizio centrale d'acquisto. L’art. 4 cpv. 4 LAPub e l’art. 4 cpv. 5 CIAP precisano in proposito che, in questo caso, il terzo sottostà al diritto in materia di appalti pubblici come il committente che rappresenta.

Se più committenti sottoposti al diritto federale e al diritto cantonale partecipano a un appalto pubblico, è applicabile il diritto dell’ente pubblico il cui committente assume la maggior parte del finanziamento (art. 5 cpv. 1 LAPub/CIAP). Se prevale la quota cantonale, è applicabile il diritto del Cantone che assume la maggior parte del finanziamento (art. 5 cpv. 2 CIAP). Tuttavia, in deroga ai principi che precedono, i committenti partecipanti a un appalto pubblico possono, di comune accordo, sottoporre l’appalto pubblico al diritto di uno dei committenti partecipanti (art. 5 cpv. 2 LAPub / art. 5 cpv. 3 CIAP).

In questa fase iniziale della pianificazione e dell’accertamento del fabbisogno si possono inoltre formulare i principali criteri di un appalto di qualità e sostenibile. Occorre stabilire come il servizio di aggiudicazione tenga conto delle ripercussioni economiche, sociali ed ecologiche. Questo orientamento di fondo per uno sviluppo sostenibile deve essere poi ulteriormente concretizzato nelle fasi successive (accertamento del mercato, progettazione, bando, esecuzione). In ogni singola fase occorrerà adottare decisioni consapevoli per ottenere una soluzione il più possibile valida in termini di qualità e sostenibile (ossia ottimale dal punto di vista economico, ecologico e sociale) per l’intero ciclo di vita di un edificio, una fornitura o una prestazione di servizio.

La responsabilità e l’obiettivo consistono nell’aggiudicare la commessa all’offerta più vantaggiosa. Sono essenziali la descrizione dell’oggetto dell’appalto e della prestazione da fornire nonché la scelta, la ponderazione e la valutazione dei criteri di idoneità e di aggiudicazione. Per un appalto opportuno e orientato al fabbisogno sono determinanti anche le conoscenze del mercato e l’esperienza acquisita dal committente.

I committenti sono responsabili di un disbrigo della procedura corretto e che non dia adito a controversie nel rispetto della legge. È dunque indispensabile conoscere gli atti normativi e le disposizioni da osservare nonché saperli applicare. Occorre assicurare che la scelta della procedura nonché i documenti, i requisiti e i criteri utilizzati nella procedura di aggiudicazione siano conformi al diritto. Questo aspetto deve essere sistematicamente verificato per i documenti e i modelli.

Avvalersi delle esperienze della propria organizzazione e/o di altri committenti.

Un’analisi di mercato può essere condotta solo internamente oppure con contatti di mercato.

Nelle analisi di mercato occorre assicurarsi che l’appalto sia impostato preventivamente in modo tale da impedire accordi illeciti in materia di concorrenza. Il presupposto essenziale per impedire tali accordi è costituito dal bando e dalla relativa documentazione, in particolare ricorrendo alla definizione e alla comunicazione trasparenti dei criteri e della loro ponderazione. Il rischio di accordi illeciti in materia di concorrenza è più alto in mercati con pochi offerenti, dove prevalgono condizioni di stabilità, contrassegnati da uno scarso progresso tecnologico e poche alternative (prodotti sostitutivi).

Indicazioni sulla decorrenza del termine: il termine decorre dal giorno successivo alla pubblicazione. Deve essere contato ogni giorno. Se l’ultimo giorno della pubblicazione cade su un giorno del fine settimana o su un giorno festivo generale, il termine si estende al giorno lavorativo seguente.

Indicazioni sulla decorrenza del termine: il termine decorre dal giorno successivo alla pubblicazione. Deve essere contato ogni giorno. Se l’ultimo giorno della pubblicazione cade su un giorno del fine settimana o su un giorno festivo generale, il termine si estende al giorno lavorativo seguente.

Indicazioni sulla decorrenza del termine: il termine decorre dal giorno successivo alla pubblicazione. Deve essere contato ogni giorno. Se l’ultimo giorno della pubblicazione cade su un giorno del fine settimana o su un giorno festivo generale, il termine si estende al giorno lavorativo seguente.

Indicazioni sulla decorrenza del termine: il termine decorre dal giorno successivo alla pubblicazione. Deve essere contato ogni giorno. Se l’ultimo giorno della pubblicazione cade su un giorno del fine settimana o su un giorno festivo generale, il termine si estende al giorno lavorativo seguente.

Come conseguenza del preavviso il servizio di aggiudicazione può ridurre i termini per la presentazione delle offerte, tuttavia non a meno di 10 giorni. Occorre inoltre considerare che gli offerenti hanno bisogno di tempo per predisporre un’offerta seria, altrimenti vi è il rischio di poter disporre di un numero minore di offerte o di penalizzare la qualità. La riduzione dei termini deve dunque essere sempre attentamente valutata e ponderata.

Il preavviso può inoltre essere utilizzato per condurre un accertamento di mercato (Request for Information, RFI). Sulla piattaforma per le commesse pubbliche www.simap.ch la Request for Information è disponibile anche come strumento a sé stante per l’accertamento del mercato. In tal modo i potenziali offerenti hanno la possibilità di indicare i propri prodotti e le proprie prestazioni.

Infine, il preavviso serve ad appurare se e in quali termini vi sia l’esigenza di traduzioni sul mercato degli offerenti. In questo caso il preavviso dovrebbe essere pubblicato in due lingue ufficiali. Se dal sondaggio risultasse che l’onere della traduzione è sproporzionato rispetto al beneficio atteso, nel caso specifico è possibile derogare al principio secondo cui la documentazione del bando deve essere messa a disposizione in due lingue ufficiali.

Devono essere osservate le disposizioni di esecuzione cantonali.

Assicurare che le decisioni possano essere prese in modo corretto e puntuale e che le persone responsabili siano effettivamente disponibili.

Competenze specialistiche e gerarchiche per la valutazione delle offerte, eventuale supporto esterno, con le necessarie risorse temporali.

Affiancamento durante la procedura di appalto e dopo la conclusione del contratto. Esempio nella costruzione di edifici: chi rappresenta quali interessi? Come viene garantita la tutela degli interessi? Quali sono le esigenze degli utenti?

Composizione e istruzione degli organi e delle persone responsabili, fare chiarezza: ciò dovrebbe avvenire, per quanto possibile, individualmente. Inoltre è importante garantire le risorse per l’adempimento di questi compiti.

Predisporre un calendario di massima per l’organizzazione della procedura all’interno del servizio di aggiudicazione.