Préparation d'un marché public

Le besoin ne doit pas nécessairement correspondre à une nouvelle prestation, mais peut parfaitement être identique à une prestation déjà acquise antérieurement ou la compléter («acquisition subséquente»).

Votre marché peut également prévoir des prestations supplémentaires et / ou une prolongation de la durée du contrat, mais à propos desquels vous ne statuerez qu’après la conclusion du contrat. Cela accroît la flexibilité (p. ex. en cas d’achat de logiciels, lorsque des licences supplémentaires sont réservées en option). Tant les options de prolongation que les options quantitatives doivent être prises en compte dans les calculs visant à déterminer la valeur du marché et le type de procédure applicable. Plus la part des options est élevée par rapport au «marché de base», plus le soumissionnaire est confronté à une incertitude de planification, ce qui peut éventuellement se traduire par une diminution du nombre d’offres et / ou des prix plus élevés («marges d’incertitude»).

Au lieu de définir des options, il est également possible d’acquérir grâce à des contrats-cadres un volume de prestations qui n’est pas déterminé ou connu de manière définitive. Tout comme avec l’option, vous avez ainsi le droit en tant qu’adjudicateur de pouvoir acquérir certaines prestations sur une certaine durée, mais de ne définir la quantité exacte ou, le cas échéant, des exigences détaillées qu’à une date ultérieure. Un plafond de coûts doit cependant déjà être défini dans le cadre de l’étude des besoins.

En tant qu’adjudicateur vous disposez de possibilités d’aménagement et de choix supplémentaires qui peuvent être utilisées en fonction du projet d’adjudication (p. ex. division en lots, appel de prestations partielles réservé, déclarer irrecevables les variantes, gestion des communautés de soumissionnaires et des sous-traitants).

Parfois il n’est pas possible ou indiqué de décrire un marché en détail (p. ex. quand seul les soumissionnaires possèdent le degré de connaissances techniques ou spécifiques au produits requis ou quand plusieurs amorces de solution sont même envisageables). Un appel d’offres fonctionnel permet de formuler les objectifs du marché et les exigences à l’égard de la solution en précisant les principales données de référence et conditions-cadres. Il appartient ensuite à l’adjudicateur d’élaborer et de remettre dans ses offres des solutions et innovations complètes détaillées pour atteindre ces objectifs du marché (p. ex. lorsque l’appel d’offres porte sur des solutions informatiques et des projets de construction complexes). Dans la pratique, les descriptifs de prestations / cahiers des charges d’un appel d’offres sont souvent mélangés, c.-à-d. spécifiés précisément dans certaines positions et décrits de manière fonctionnelle dans d’autres.

Un dialogue selon l’art. 24 LMP / AIMP permet à l’adjudicateur de conduire un échange structuré et consigné avec les soumissionnaires, afin de définir (plus) précisément le besoin faisant l’objet de l’appel d’offres ou la prestation souhaitée au cours de la procédure d’adjudication, d’expliquer ses propres besoins et exigences et de recevoir les propositions des soumissionnaires. L’adjudicateur peut d’abord se contenter d’un appel d’offres sommaire, puis demander l’élaboration de solutions ou de procédés possibles dans le cadre du dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP avec les soumissionnaires. Il peut ainsi mettre à profit les connaissances spécialisées et du marché souvent plus importantes des soumissionnaires.

Le concours convient à l’élaboration de solutions à des problématiques, dont les objectifs et les conditions-cadres peuvent être définis en amont de manière suffisante et exhaustive. On recherche la meilleure amorce de solution possible pour un projet susceptible d’être approuvé. Lors de l’élaboration des propositions de solution, les participants disposent d’une grande liberté de conception. L’anonymat s’applique aux procédures de concours. Les concours peuvent être réalisés afin d’élaborer des propositions de solution pour des tâches décrites de façon générale et qui peuvent être délimitées (concours d’idées) ou pour des tâches clairement décrites (concours d’études à proprement parler) ainsi que pour l’adjudication de solutions partielles ou globales. Les mandats d’étude parallèles conviennent aux projets dont les conditions-cadres ne peuvent pas être définies en amont de manière suffisante et exhaustive. L’objectif consiste à obtenir les meilleures amorces de solutions, un processus interactif étant requis en raison de la problématique ouverte entre l’adjudicateur et les soumissionnaires. En matière de concours et de mandats d’étude parallèles, l’évaluation s’effectue par un collègue d’experts indépendant (jury). Si vous optez pour un concours ou un mandat d’étude parallèle, vous devez régler précisément à quels autres travaux («marchés subséquents»), le vainqueur a droit. Dans le cadre d’un concours, la planification ultérieure ou la coordination en vue de la mise en œuvre du projet peut être directement adjugée au lauréat. La mise en œuvre de la solution proposée peut être directement adjugée au lauréat d’un mandat d’étude parallèle. Les concours et les mandats d’étude parallèles augmentent généralement le temps requis.

La mise en concurrence pour le choix d’un mandataire est une forme particulière de l’offre de prestations et elle est généralement mise en œuvre pour des prestations ayant une certaine complexité et une liberté de conception faible à moyenne. Compte tenu de l’objectif consistant à déterminer les soumissionnaires les plus adaptés pour un projet, une réflexion conceptuelle des soumissionnaires sur le projet est essentielle; ainsi l’offre peut également inclure des textes, schémas, analyses et esquisses concernant des aspects partiels de la tâche, mais aucune proposition de projet. La mise en concurrence pour le choix d’un mandataire doit impérativement être délimitée du concours (ou du mandat d’étude), où la problématique autorise une importante liberté de conception.

Effectuez une étude exhaustive des besoins dès la planification stratégique (autrement dit avant même la planification concrète et l’appel d’offres). Ne vous concentrez pas uniquement sur la prestation concrète à acquérir, mais vérifiez aussi dans quel contexte général l’acquisition concrète doit s’inscrire (prise en compte des dépendances systémiques ou des processus de renouvellement du système, implication d’autres prestations, composants, etc., finalité et objectif de la couverture des besoins). Les prestations de mandataire contribuent p. ex. à l’aménagement de notre espace vital, de nos villes, de notre paysage. Les conséquences de la qualité de telles prestations revêtent une importance capitale pour notre société au plan économique, écologique, social, mais aussi culturel. L’échange avec les destinataires / futurs utilisateurs et responsables du système est essentiel à cet égard. Leurs besoins doivent être déterminés avec précision, p. ex. dans le cadre d’études de faisabilité, d’ateliers et d’enquêtes.

Les coopérations lors des acquisitions permettent aux adjudicateurs publics de regrouper leurs demandes. Grâce aux quantités supplémentaires qui en résultent, ils obtiennent des conditions plus avantageuses et profitent de synergies ayant une incidence sur les coûts (lors de l’achat lui-même, mais aussi dans le cadre de l’exploitation ultérieure, p. ex. concernant les licences logicielles). Des processus d’acquisition plus efficaces sont possibles grâce aux coopérations d’achat. Il convient de tenir compte aussi des effets des coopérations d’achat sur l’économie, notamment sur les PME. Il faut en effet éviter que de telles coopérations aient pour effet d’exclure totalement ou partiellement des PME innovantes des procédures d’appels d’offres. Plusieurs adjudicateurs peuvent en principe externaliser la compétence en matière d’acquisitions à un tiers agissant en tant que centrale d’achat. L’art. 4 al. 4 LMP et l’art. 4 al. 5 AIMP précisent à cet égard que le tiers est alors assujetti au droit des marchés publics des adjudicateurs qu’il représente.

Lorsque plusieurs adjudicateurs assujettis au droit fédéral et au droit cantonal participent, le droit applicable est celui de la collectivité dont l’adjudicateur supporte la majeure partie du financement (art. 5 al. 1 LMP / AIMP). Si la part cantonale prédomine, le droit du canton qui supporte la plus grande partie du financement s’applique (art. 5 al. 2 AIMP). Les adjudicateurs impliqués sont toutefois libres d’assujettir d’un commun accord une acquisition commune au droit de l’un des adjudicateurs impliqués, en dérogation aux principes susmentionnés (art. 5 al. 2 LMP / art. 5 al. 3 AIMP).

Durant cette phase précoce de planification et de clarification des besoins, vous pouvez en outre formuler les besoins les plus importants concernant des achats de qualité et durables. Vous déterminez comment l’adjudicateur tient compte des conséquences économiques, sociales et écologiques. Cette orientation fondamentale sur un développement durable doit ensuite être concrétisée plus avant au cours des phases ultérieures (étude de marché, planification, appel d’offres, exécution). A chaque phase, il s’agira de prendre sciemment des décisions pour tendre vers une solution aussi qualitative et durable que possible (c.-à-d. optimale au plan économique, écologique et sociétal) sur l’ensemble du cycle de vie d’un bâtiment, d’une fourniture ou d’un service.

Responsabilité et objectif: l’adjudication à l’offre la plus avantageuse. La description de l’objet du marché et de la prestation à fournir ainsi que le choix, la pondération et l’évaluation des critères d’aptitude et d’adjudication sont d’une importance primordiale. La connaissance du marché et l’expérience de l’adjudicateur sont déterminants pour un appel d’offre adéquat et conforme aux besoins.

Responsabilité et objectif: la mise en œuvre correcte et dénuée de conflits de la procédure, en conformité avec les prescriptions juridiques. Une connaissance exhaustive et précise des arrêtés et dispositions à suivre ainsi que leur application sont donc indispensables. Il faut veiller à ce que le choix de la procédure ainsi que les documents, exigences et critères auxquels on a recours dans la procédure soient conformes au droit; il convient de le vérifier systématiquement, notamment en ce qui concerne les documents et modèles.

Interroger votre organisation et / ou d’autres soumissionnaires sur leurs expériences.

Une étude de marché peut être purement interne ou résulter d’un contact avec le marché.

Dans le cadre des études de marché, il faut veiller à ce que l’approvisionnement soit préventivement conçu de manière à empêcher les accords illicites affectant la concurrence. L’appel d’offres et les documents d’appel d’offres (en particulier grâce à la définition et à la publication transparente des critères et de leur pondération) représentent une mesure essentielle pour empêcher de telles ententes. Le risque d’accords affectant la concurrence est le plus important, sur les marchés comptant peu de soumissionnaires, connaissant une situation stable, peu de progrès technologiques et peu d’alternatives (substituts).

Informations sur le délai: le délai commence à courir le lendemain de l’ouverture. Chaque jour doit être comptabilisé. Si le dernier jour de la publication coïncide avec un jour du week-end ou un jour férié, le délai est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Informations sur le délai: le délai commence à courir le lendemain de l’ouverture. Chaque jour doit être comptabilisé. Si le dernier jour de la publication coïncide avec un jour du week-end ou un jour férié, le délai est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Informations sur le délai: le délai commence à courir le lendemain de l’ouverture. Chaque jour doit être comptabilisé. Si le dernier jour de la publication coïncide avec un jour du week-end ou un jour férié, le délai est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Informations sur le délai: le délai commence à courir le lendemain de l’ouverture. Chaque jour doit être comptabilisé. Si le dernier jour de la publication coïncide avec un jour du week-end ou un jour férié, le délai est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Suite à l’avis préalable, l’adjudicateur a le droit de réduire les délais pour la remise des offres. Un délai minimal de 10 jours s’applique toutefois. Il convient en outre de se rappeler que les soumissionnaires ont besoin de temps pour formuler une offre sérieuse; à défaut, on risque des pertes qualitatives et un nombre d’offres moins important. Une réduction des délais doit donc toujours être mûrement étudiée et réfléchie.

Par ailleurs, un avis préalable peut également être utilisé aux fins de l’étude du marché (Request for Information, RFI). La Request for Information est également disponible sur la plateforme pour les marchés publics www.simap.ch en guise d’instrument séparé d’étude de marché. Vous donnez ainsi la possibilité aux soumissionnaires potentiels de désigner leurs produits et services.

Pour finir, l’avis préalable est adapté afin de déterminer si et dans quelle mesure une traduction est nécessaire sur le marché des soumissionnaires. Dans ce cas, l’avis préalable devrait être publié dans deux langues officielles. Si l’enquête établit que la charge représentée par la traduction est disproportionnée par rapport à son utilité attendue, il est possible de renoncer dans le cas particulier au principe de mise à disposition des documents d’appel d’offres dans deux langues officielles.

Les dispositions d’exécution cantonales doivent être prises en considération.

Garantir la possibilité de prendre les décisions de façon correcte et dans les délais et la disponibilité des personnes compétentes.

Compétences spécialisées et hiérarchiques pour l’évaluation des offres, éventuellement soutien externe, respectivement avec des ressources temporelles suffisantes.

Accompagnement pendant la procédure d’adjudication et après la conclusion du contrat. Exemple du bâtiment: qui défend quels intérêts? Comment la défense des intérêts est-elle assurée? Quels sont les besoins des utilisateurs?

Constitution et instruction des commissions et personnes correspondantes, clarification: si possible personnalisée. En outre, il est important de garantir les ressources permettant d’assumer ces tâches.

Etablissement d’un plan succinct pour l’organisation de la procédure interne à l’adjudicateur.