Was soll beschafft werden?
Untersteht der konkrete Auftrag – Lieferung, Dienstleistung oder Bauleistung – den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen?
Wie ist vorzugehen, um zu entscheiden, ob eine Vergabestelle und der von ihr zu vergebende Auftrag den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen untersteht und welches Vergabeverfahren zu wählen ist?
Hinweis:
Die IVöB nennt jeweils nur die männliche Form (z.B. «Auftraggeber»), das BöB dagegen nur die weibliche Form (z.B. «Auftraggeberin»). Die gemeinsame Arbeitsgruppe des Bundes und der Kantone hat sich aus Gründen der Lesbarkeit zu dieser Lösung entschieden. Der Beschaffungsleitfaden TRIAS übernimmt diese Festlegungen analog zu den beiden Erlassen IVöB und BöB, mit der Farbgebung zur Kennzeichnung der Unterschiede wie im Leitfaden generell.
Untersteht der konkrete Auftrag – Lieferung, Dienstleistung oder Bauleistung – den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen?
Davon hängt das anwendbare Verfahren ab, darunter insbesondere auch das freihändige Verfahren.
Die von der Schweiz unterzeichneten Staatsverträge (GPA / bilaterales Abkommen CH-EU / Bilaterales Abkommen CH-UK / Freihandelsabkommen mit Drittstaaten) legen insbesondere für umfangreiche Beschaffungen den Anwendungsbereich, die Verfahren und die (international) einzuhaltenden Grundsätze fest. Die Beschaffungen müssen somit entweder dem Staatsvertragsbereich oder dem Nicht-Staatsvertragsbereich zugeordnet werden.
Diese Zuordnung entscheidet nicht über die Frage, ob Auftraggeberinnen dem öffentlichen Beschaffungsrecht überhaupt unterstellt sind, sondern hauptsächlich über die massgebenden Anforderungen betreffend Wahl des anwendbaren Vergabeverfahrens, Fristen, Sprachen, Veröffentlichungen, Zuschlagskriterien sowie den Rechtsschutz.
Um das konkrete Vorgehen bei einem Beschaffungsvorhaben bestimmen zu können, müssen Sie vorgängig die drei folgenden zentralen Fragen klären, welche jedes Vergabeverfahren prägen:
Untersteht die Auftraggeberin den Vorschriften über das öffentliche Beschaffungswesen?
Welche öffentlichen Auftraggeberinnen und allenfalls private Organisationen unterstehen als Vergabestellen dem öffentlichen Beschaffungsrecht und konkret welchen Rechtsgrundlagen?
Neben Bund, Kantonen, Bezirken und Gemeinden können unter bestimmten Voraussetzungen auch andere Organisationen, allenfalls auch privatrechtlich organisierte Unternehmungen und Institutionen, den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungsrecht unterstellt sein, wenn diese eine Art staatliche Stellung haben, z.B. indem sie Exklusivrechte haben und/oder Service public-Leistungen erbringen (z.B. Sektorenunternehmen).
Prüfen Sie anhand der untenstehenden schematischen Übersicht, für welche Stelle Sie die Bedarfsabklärung vornehmen bzw. ob und welchem Beschaffungsrecht Sie dadurch allenfalls unterstellt sind.
Das öffentliche Beschaffungsrecht gilt auch dann, wenn für die Beschaffung eine Dritte/Stellvertreterin eingesetzt wird (Bedarfsstelle ist nicht identisch mit der Beschaffungsstelle; z.B. ein aus mehreren Gemeinwesen [Bund, Kantone, Gemeinden] zusammengesetzter Verband [«Einkaufskooperation»], welcher ein einzelnes Gemeinwesen zur Beschaffung für den Verband beauftragt).
Durch das Vorschalten einer zentralen Beschaffungsstelle oder die Auslagerung dieser Arbeiten an Dritte kann das Vergaberecht nicht umgangen werden (Bsp. Gemeindeverband: Setzen die Gemeinden einen dem öffentlichen Beschaffungsrecht nicht unterstellten Privaten ein, welcher die eingekauften Leistungen an die Gemeinden weitergibt, ist sein Einkauf am Markt dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstellt, wie wenn der Gemeindeverband als öffentlicher Auftraggeber direkt beschaffen würde).
Welche zentralen und dezentralen Verwaltungseinheiten des Bundes dem Vergaberecht unterstellt sind, können Sie den Anhängen 1 und 2 der RVOV entnehmen. Konsultieren Sie jeweils die aktuellste Fassung. In der untenstehenden schematischen Übersicht finden Sie Beispiele.
Massgebend ist das Ausüben staatlicher Funktionen oder Aufträge, d.h. die Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Darunter fallen neben den Verwaltungsstellen der Kantone, Bezirke und Gemeinden auch sog. Einrichtungen des öffentlichen Rechts (z.B. Listenspital) oder subventionierte Private (z.B. Kultureinrichtungen). In der untenstehenden schematischen Übersicht finden Sie Beispiele.
Zusätzlich und separat erfassen sowohl BöB als auch IVöB die sog. Sektorenunternehmen. Unterstellt sind Tätigkeiten in den Sektoren Wasserversorgung, Energieversorgung und – mit Einschränkungen im Luft- und Flussverkehr – Verkehrsversorgung. Während das GPA ausschliesslich öffentliche Unternehmen erfasst, dehnen die bilateralen Abkommen CH-EU, CH-EFTA und CH-UK den Geltungsbereich auch auf private Unternehmen aus, sofern sie eine öffentliche Dienstleistung gestützt auf ausschliessliche oder besondere Rechte (z.B. Konzessionen) erbringen und somit über Exklusivrechte (wie ein Monopolist) verfügen. In der untenstehenden schematischen Übersicht finden Sie Beispiele.
Betrifft die vorliegende Beschaffung die Vergabestelle als öffentliche Auftraggeberin, muss das Vergaberecht grundsätzlich vollumfänglich im gesamten Tätigkeitsbereich der Vergabestelle beachtet werden.
Zu beachten sind folgende Ausnahmen von der vollumfänglichen Unterstellung unter das öffentliche Beschaffungsrecht:
Merkmale eines öffentlichen Auftrags:
Gemäss Art. 8 Abs. 2 BöB / IVöB werden folgende Leistungs- bzw. Auftragsarten unterschieden:
Hinweis für «gemischte» Aufträge: Bei Aufträgen, welche Leistungen verschiedener Auftragsarten miteinander verbinden oder mischen, z.B. Güterlieferungen und Dienstleistungen, richten sich der Staatsvertragsbereich und die Verfahrenswahl nach der Leistung, welche finanziell überwiegt («Schwergewichtsmethode»; nicht entschieden im Urteil des BGer 2C_409/2015 vom 28. September 2019 E. 3.4).
Im Nicht-Staatsvertragsbereich sind grundsätzlich alle Beschaffungen unterstellt, unabhängig von der Art des Auftrags:
Für Beschaffungen im Staatsvertragsbereich sind in den jeweiligen Anhängen zum BöB bzw. zu den Staatsverträgen die unterstellten Auftragsarten aufgeführt. Im Zweifelsfall sind diese Anhänge zu konsultieren. Ist die Leistung in den Listen nicht aufgeführt, ist die Beschaffung dem Nicht-Staatsvertragsbereich zuzuordnen und es gelten diese Vorschriften.
Weitere Ausnahmen:
Nicht anwendbar sind die Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen zudem auf Vergaben an eine Monopolistin und innerhalb der Staatssphäre (In-state, Inhouse und Quasi-Inhouse), d.h. Vergaben, welche ohne Marktkontakt erfolgen. Vgl. dazu die nachfolgende Übersicht.
*** Hinweis (Kantonale Beitrittsgesetze zur IVöB):
Die Kantone dürfen den Kreis der unterstellten Aufträge in ihren Beitrittsgesetzen weiter fassen. Entsprechend ist im Einzelfall zu prüfen, ob sich im kantonalen Ausführungsrecht weitere, dem Vergaberecht unterstellte Aufträge finden (z.B. die Unterstellung von Aufträgen an Organisationen der Arbeitsintegration).
Art. 10 Abs. 3 BöB / Art. 10 Abs. 2 IVöB nimmt unterschiedliche Konstellationen vom Geltungsbereich des Beschaffungsrechts aus, in welchen die öffentliche Hand selbst oder eine von ihr geschaffene Monopolistin als Anbieterin auftritt. Zu unterscheiden sind folgende Fälle:
Art. 9 BöB / IVöB erweitert den Anwendungsbereich des öffentlichen Beschaffungsrechts, indem nicht nur «klassische» Beschaffungen, d.h. der Einkauf von Gütern, Dienst- und Bauleistungen durch die Verwaltung, sondern grundsätzlich auch die Übertragung öffentlicher Aufgaben an eine (private) Leistungserbringerin, unterstellt werden (z.B. Spitexleistungen). Gleiches gilt für die Verleihung einer Konzession an Private zur Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe (z.B. Bau und/oder Betrieb eines öffentlichen Parkhauses, Entsorgung bestimmter Abfälle). In diesen Fällen erbringen somit private Personen/Unternehmen Leistungen anstelle bzw. im Namen des Gemeinwesens gegenüber der Allgemeinheit.
Hinweis: Prüfen Sie, ob eine Vorschrift in einer besonderen Gesetzgebung (Spezialgesetz) die Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungswesens verdrängt, so dass diese somit in solchen Fällen ausnahmsweise nicht anwendbar sind.
Wenn die Aufgaben ausnahmsweise ohne Beachtung des Beschaffungsrechts übertragen werden darf und mehrere Anbieterinnen zur Verfügung stehen, muss das Auswahlverfahren dennoch transparent, objektiv und unparteiisch erfolgen. Dies folgt aus den allgemeinen rechtsstaatlichen Grundsätzen (bei der Übertragung von Monopolkonzessionen z.B. auch aus Art. 2 Abs. 7 BGBM).
Können Sie die folgenden Prüfragen alle mit Ja beantworten, können Sie in der Regel von einer dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstellten Übertragung einer öffentlichen Aufgabe («Beleihung») auf eine Privatperson oder von einer ebenfalls unterstellten Verleihung einer Konzession (zur Erbringung von Leistungen gegenüber der Allgemeinheit) ausgehen. Falls Sie eine oder mehrere Fragen mit Nein beantworten, könnte es sich allenfalls noch um einen «gewöhnlichen» öffentlichen Auftrag nach Art. 8 BöB / IVöB handeln.
Hinweis: Können nicht alle Fragen klar bejaht werden, wenden Sie sich für nähere Abklärungen an den zuständigen Beschaffungsverantwortlichen.
Prüfen Sie, ob eine Vorschrift im Sachgesetz, das im konkreten Fall anwendbar ist, das öffentliche Beschaffungsrecht explizit ausschliesst. Auch Kantone können spezialgesetzliche Ausnahmen vorsehen. Schliesst das Sachgesetz hingegen das öffentliche Beschaffungsrecht nicht aus, ist die nächste Prüfungsfrage zu beantworten.
Beispiele für Ausnahmen im Bundesrecht finden sich im Bereich der Stromversorgung (StromVG) und der Verleihung von Wasserrechtskonzessionen (WRG). Auch die Erteilung einer Personenbeförderungskonzession nach Personenbeförderungsgesetz (PBG) fällt nicht unter die Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungsrechts.
Beispiel: Ein Kanton kann z.B. ein eigenes Verfahren zur Verleihung einer Konzession für die Nutzung des Untergrunds (Abbau von Bodenschätzen o.ä.) kennen, welches das Beschaffungsrecht verdrängt.
Aus dem Sachgesetz muss hervorgehen, dass eine öffentliche Aufgabe an eine Person des Privatrechts (Aktiengesellschaft, Stiftung, natürliche Person/Einzelfirma o.ä.) übertragen wird, einschliesslich der zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen (ausschliesslichen) Rechte. Bei Unsicherheiten kann man sich an die zuständige Beschaffungsverantwortliche wenden und Hinweise einholen.
Hinweis: Art. 9 BöB / IVöB selber ist keine solche Grundlage, sondern regelt nur die Art und Weise bzw. das Verfahren, wie eine solche Privatperson (unter mehreren Interessierten) ausgewählt wird, d.h. dass auch die Aufgabenübertragung / Verleihung einer Konzession in einem Vergabeverfahren erfolgen muss.
Beispiel: Übertragung von kantonalen Aufgaben im Bereich Aufsicht über die Pflegekinder an Dritte.
Dieser Prüfpunkt kann bejaht werden, wenn die Person des Privatrechts (Aktiengesellschaft, Stiftung, natürliche Person/Einzelfirma o.ä.) eine staatliche/hoheitliche Funktion ausübt, d.h. «wie eine Behörde» auftreten darf, allenfalls auch Verfügungen erlassen darf.
Die Person des Privatrechts (Aktiengesellschaft, Stiftung, natürliche Person/Einzelfirma o.ä.), welche für oder anstelle des Gemeinwesens gegenüber der Allgemeinheit Leistungen erbringt, handelt im öffentlichen Interesse bzw. erbringt entsprechende Leistungen (z.B. Spitex-Leistungen, u.U. Veloverleih, Prüfung von Geräten, Betrieb eines Parkhauses o.ä.). Daneben darf die Privatperson aber auch kommerzielle Interessen verfolgen; z.B. um ihre Tätigkeit im öffentlichen Interesse damit teilweise zu finanzieren.
Diese Prüffrage ist nicht immer einfach zu beantworten. Die Gegenleistung kann auch bloss in der Einräumung eines (exklusiven) Nutzungsrechts an einer öffentlichen Infrastruktur bestehen (Betrieb eines öffentlichen Parkhauses). Diesfalls wird die private Leistungserbringerin nicht direkt durch das Gemeinwesen, sondern indirekt durch die Nutzer dieser Infrastruktur entschädigt (z.B. in Form einer Gebühr der Autofahrer, welche das Parkhaus benützen). Auch finanzielle Abgeltungen im Sinne der Subventionsgesetzgebung können eine solche Entschädigung des Auftragnehmers darstellen.
Neben den spezialgesetzlichen Ausnahmen (vgl. Prüfschema Ziffer 1) sind auch die im BöB / in der IVöB vorgesehenen Ausnahmen vom Vergaberecht zu prüfen (vgl. Art. 10 BöB / IVöB). Vom Vergaberecht ausgenommen ist die Übertragung einer Aufgabe oder Verleihung einer Konzession z.B. dann, wenn die ausgewählte private Leistungserbringerin im Spezialgesetz explizit bezeichnet ist (z.B. für die Beschaffung von Trinkwasser oder Energie).
Können alle Prüffragen bejaht werden, gelangt das öffentliche Beschaffungsrecht zur Anwendung. Für die Auswahl der Anbieterin, welcher die öffentliche Aufgabe übertragen oder die Konzession erteilt werden soll, muss somit das massgebende Verfahren nach BöB / IVöB durchgeführt werden.
Zur Wahl des anwendbaren Vergabeverfahrens muss der Wert des konkreten Auftrages (ohne Mehrwertsteuer) nach den Berechnungsregeln von Art. 15 BöB / IVöB ermittelt werden. Es handelt sich um eine sorgfältige Abschätzung im Voraus, wie hoch die Kosten sein werden bzw. welches Entgelt mutmasslich an den Leistungserbringer zu bezahlen sein wird. Grundlage der Schätzung sind die Markt- und Fachkenntnisse sowie die Erfahrung der Auftraggeberin.
Zu berücksichtigen sind dabei insbesondere auch die Auftragsart (Lieferung, Dienstleistung, Bauleistung) und die Dauer bzw. Häufigkeit des Auftrags (einmalig, mehrmalig, Dauerauftrag) sowie allfällige Optionen u.ä. über die gesamte Vertragslaufzeit.
Bei Bauleistungen, welche vom Staatsvertragsbereich erfasst sind, gelten gemäss Art. 16 Abs. 4 BöB / Art. 16 Abs. 3 IVöB weitere Besonderheiten (Bauwerkregel und Bagatellklausel).
Zur Schätzung des Auftragswertes empfiehlt es sich, je nach Situation eine Marktabklärung durchzuführen. Je breiter diese Marktabklärung angelegt wird, umso verlässlichere Erkenntnisse sind zu erwarten. Bei der Marktabklärung können potenzielle Anbieterinnen einbezogen werden.
Hinweis: Eine Marktabklärung führt grundsätzlich nicht zu einer verbotenen Vorbefassung der angefragten Anbieterinnen (Art 14 Abs. 3 BöB / IVöB). Die Marktabklärung muss aber auf eine Art und Weise durchgeführt werden, dass danach noch ein fairer und funktionierender Wettbewerb unter den Anbieterinnen sichergestellt ist. Die Auftraggeberin gibt die Ergebnisse der Marktabklärung in den Ausschreibungsunterlagen bekannt.
Überlegen Sie, ob bei einem ermittelten Auftragswert an der Grenze des Schwellenwerts vorsichtshalber das höherstufige Verfahren gewählt wird.
Als Auftraggeberin sind Sie grundsätzlich frei, den Auftrag in Teilaufträge oder Lose aufzuteilen (Art. 32 BöB / IVöB). Es ist jedoch unzulässig, einen Auftrag, der wirtschaftlich eine Einheit bildet, aufzuteilen, um die Pflicht zur Durchführung eines Beschaffungsverfahrens zu umgehen (Zerstückelungsverbot). Es gilt Zusammenrechnungspflicht, wenn die Leistungen vernünftigerweise nicht unabhängig voneinander beschafft werden, insbesondere, wenn sie demselben Zweck dienen, von derselben Person erbracht werden sollen oder wenn die Aufteilung der Verantwortlichkeit unerwünscht ist. Kurzum gesagt: «Zusammenzurechnen ist, was zusammengehört».
Beispiele:
Bejaht wurde eine Verletzung des Zerstückelungsverbots bspw. bei separaten Aufträgen über die Miete von Maschinen zur Strassensanierung und die Lieferung des Baumaterials. Nicht bejaht wurde eine Verletzung des Zerstückelungsverbots namentlich bei separaten Aufträgen über Hygieneartikel (Seifenspender, Seifenkartuschen, Handtuchrollen und deren Halter) sowie über die Kehricht-, Grüngut- und Papierabfuhr.
Verträge dürfen grundsätzlich nicht für länger als fünf Jahre abgeschlossen werden. Längere Verträge sind ausnahmsweise zugelassen, bspw. bei Aufträgen, die wegen einer langen Abschreibungsdauer oder mit Rücksicht auf Lebenszyklen eine längere Vertragsdauer voraussetzen (z.B. Wartungs- und Weiterentwicklungsaufträge für Informatiklösungen). Ein zumindest bestimmbarer Endtermin ist aber grundsätzlich auch bei ausnahmsweise länger als fünf Jahren dauernden Verträgen zu definieren (z.B. bis zum Ende eines bestimmten Projekts oder solange eine bestimmte, von vornherein zeitlich begrenzte öffentliche Aufgabe erfüllt werden muss).
Abzustellen ist auf den über die bestimmte oder zumindest bestimmbare Vertragslaufzeit geschätzte (Gesamt-)Auftragswert. Sollte in Ausnahmefällen ein Vertrag unbestimmter Laufzeit abgeschlossen werden, errechnet sich der Auftragswert anhand des monatlichen Entgelts multipliziert mit 48. In Situationen, in welchen eine Auftraggeberin immer wieder kleinere, gleichartige Verträge abschliesst («wiederkehrend benötigte Leistungen», z.B. Lieferung von Verbrauchsmaterial oder Ersatzteilen oder Inanspruchnahme von Dienstleistungen je nach Bedarf im Einzelfall) ist ein Auftragswert von 12 Monaten als Schätzungsgrundlage einzusetzen. Im Zweifel sollte aber auch in diesen Fällen ein Vertrag mit mehrjähriger Laufzeit abgeschlossen werden (siehe oben zum Zerstückelungsverbot). Die MWST ist für die Bestimmung des Auftragswerts nicht einzurechnen.
Beispiele für wiederkehrend benötigte Leistungen: Kopierpapier, Reinigungsmittel für den Gebäudeunterhalt, Heiz- und Betriebsstoffe
Anhand der Schwellenwerte wird das anwendbare Vergabeverfahren gewählt. Ausserdem entscheidet der Auftragswert, ob die Beschaffung in den Staatsvertragsbereich fällt. Die Schwellenwerte unterscheiden sich nach anwendbaren Rechtsgrundlagen, Vergabestellen und Auftragsarten. Schauen Sie deshalb stets in den aktuellen Anhängen zum BöB bzw. zur IVöB nach.
Werden die vom GPA bzw. bilateralen Abkommen CH-EU definierten Schwellenwerte erreicht, ist grundsätzlich das offene oder selektive Verfahren anzuwenden (vorbehältlich eines freihändigen Verfahrens gemäss den Ausnahmebestimmungen von Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB). Die untenstehende Tabelle zeigt die je nach Leistungsart massgebenden Schwellenwerte und Verfahrensarten.
Für alle übrigen Beschaffungen gelten die Schwellenwerte und Verfahren des Nicht-Staatsvertragsbereichs (vorbehältlich einer ausnahmsweisen freihändigen Vergabe gemäss Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB). Die untenstehende Tabelle zeigt die je nach Leistungsart massgebenden Schwellenwerte und Verfahrensarten.
Im Anwendungsbereich des BöB prüfen Sie,
Wenn dies der Fall ist, sind die Schwellenwerte gemäss Anhang 4 Ziff. 1 zum BöB (Schwellenwerte im Staatsvertragsbereich, vgl. unten Tabelle 2) für die Verfahrenswahl massgeblich, ansonsten diejenigen gemäss Anhang 4 Ziff. 2 zum BöB (Schwellenwerte ausserhalb des Staatsvertragsbereichs, vgl. unten Tabelle 1).
Im Anwendungsbereich der IVöB richtet sich die Verfahrenswahl in der Regel nach den Schwellenwerten für Aufträge ausserhalb des Staatsvertragsbereichs (vgl. unten Tabelle 1; für Bauvorhaben als Spezialfall siehe Kapitel 3.3). Die Schwellenwerte des Staatsvertragsbereichs (Tabelle 2) haben daher keine Auswirkung auf das anzuwendende Verfahren, sondern nur darauf, ob die besonderen Verfahrensregeln für Aufträge im Staatsvertragsbereich (Zulassung ausländischer Anbieter, Publikationsfristen und -vorschriften sowie Rechtsschutz) zu beachten sind oder nicht.
Für Bauleistungen gelten im kantonalen Beschaffungsrecht für Aufträge im Bauhauptgewerbe und für Aufträge im Baunebengewerbe unterschiedliche Schwellenwerte. Bauaufträge müssen deshalb der richtigen Kategorie zugeordnet werden. Wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist, ob die Leistungen das Tragwerk / tragende Bauteile betreffen oder nicht.
Wichtig:
(vgl. Anhang 4 Ziff. 2 zum BöB; vgl. Anhang 2 zur IVöB)
Beachte: Bundesrat und InöB überprüfen die Schwellenwerte gemäss den internationalen Verpflichtungen alle zwei Jahre.
(vgl. Anhang 4 Ziff. 1 zum BöB; vgl. Anhang 1 zur IVöB)
Beachte: Bundesrat und InöB überprüfen die Schwellenwerte gemäss den internationalen Verpflichtungen alle zwei Jahre.
Werden die folgenden Schwellenwerte erreicht, ist immer das offene oder selektive Verfahren anzuwenden (vorbehältlich eines freihändigen Verfahrens gemäss den Ausnahmen von Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB).
Legende
Rot = Bundesebene
Blau = Kantone, Städte, Gemeinden
Orange = Staatsvertragsbereich
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