Wahl eines Beschaffungsinstruments

Mit Wettbewerben lässt die Vergabestelle für Aufgabenstellungen, die im Voraus genügend und abschliessend bestimmt werden können, verschiedene Lösungen, insbesondere in konzeptioneller, gestalterischer, ökologischer, wirtschaftlicher, sozialer, funktionaler oder technischer Hinsicht, ausarbeiten. Gesucht wird der beste Lösungsansatz, z.B. für ein genehmigungsfähiges Projekt. Die Teilnehmenden verfügen bei der Ausarbeitung der Lösungsvorschläge über einen grossen Gestaltungsspielraum.

Wettbewerbsverfahren können durchgeführt werden zur Erarbeitung von Lösungsvorschlägen:

• zu allgemein umschriebenen und abgegrenzten Aufgaben («Ideenwettbewerb»);
• zu klar umschriebenen Aufgaben und dabei zur Ermittlung von geeigneten Vertragspartnerinnen und -partnern, welche diese Lösungen teilweise oder ganz realisieren («Projektwettbewerb»).

«Gesamtleistungswettbewerbe» werden durchgeführt zur Erarbeitung von Lösungsvorschlägen zu klar umschriebenen Aufgaben sowie zur Vergabe der Realisierung dieser Lösung (im Baubereich somit sämtliche Planungs- und Bauleistungen).

Mit Studienaufträgen lässt die Vergabestelle für Aufgabenstellungen, die aufgrund ihrer Komplexität erst im Laufe des weiteren Verfahrens präzisiert und vervollständigt werden können, verschiedene Lösungen, insbesondere in konzeptioneller, gestalterischer, ökologischer, wirtschaftlicher, sozialer, funktionaler oder technischer Hinsicht, ausarbeiten.

Studienaufträge können durchgeführt werden für:

• Vorschläge für konzeptionelle Entscheide oder für die Lösung komplexer Aufgaben, die nur allgemein umschrieben und abgegrenzt sind («Ideenstudie»);
• die Lösung komplexer Aufgaben, deren Ergebnis zur Realisierung vorgesehen ist, und die Ermittlung von geeigneten Vertragspartnerinnen und -partnern, welche die Lösungen teilweise oder ganz realisieren («Projektstudie»).

Die Gesamtleistungsstudie entspricht dem Gesamtleistungswettbewerb. Ausgangslage und Aufgabenstellung sind bei der Gesamtleistungsstudie jedoch offener als beim Gesamtleistungswettbewerb.

Wettbewerbe werden grundsätzlich in anonymer Form durchgeführt, da das Projekt als solches im Vordergrund steht (vgl. Art. 17 VöB). Dies bedeutet, dass die Autorenschaft dem Preisgericht erst nach der Rangierung der Beiträge und der Festsetzung der Gesamtpreissumme eröffnet wird.

Demgegenüber werden Studienaufträge, bezüglich welcher der geregelte, direkte Austausch zwischen den Anbieterinnen und der Auftraggeberin zentral ist, nicht anonym durchgeführt.

Im Wettbewerbs- und im Studienauftragsverfahren werden die Leistungen zur Entwicklung des Beitrags jeweils entschädigt (mittels Gesamtpreissummen resp. Pauschalentschädigungen).

Im Rahmen von Wettbewerbs- und Studienauftragsverfahren reichen die Teilnehmenden Beiträge ein. Bei Wettbewerben besteht dieser in einem Lösungsansatz, bei Studienaufträgen geht es um Planungs- oder Konzeptstudien sowie phasengerechte, planerische Lösungsansätze.

Die Beiträge im Wettbewerbs- oder Studienauftragsverfahren werden nach den im Programm festgehaltenen Kriterien durch das Preisgericht resp. Beurteilungsgremium beurteilt, wodurch das Siegerprojekt ermittelt wird. Die Beschaffungsbehörde kann sodann den Zuschlag für den Auftrag/Folgeauftrag an den Gewinner erteilen (vgl. Art. 21 Abs. 2 lit. i BöB/IVöB).

Wettbewerb: Für die Vorbereitung und den Ablauf des Verfahrens, die Zusammensetzung und die Aufgaben des unabhängigen Expertengremiums (Preisgericht, Jury), dessen Empfehlungen und die (negative) Bindungswirkung an die Empfehlungen, etc. wird auf den KBOB-Leitfaden verwiesen.

Studienauftrag: Vom Wettbewerbsverfahren unterscheidet sich der Studienauftrag in erster Linie durch den Austausch, der bei den Studienaufträgen stets durchzuführen ist. Gemäss Ordnung SIA 143 sind diese Besprechungen «die geregelte, nicht anonyme, mündliche Kommunikation zwischen dem Beurteilungsgremium und den Teilnehmenden». Der Studienauftrag ist vom Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB zu unterscheiden, welcher ein Verfahrensinstrument innerhalb eines offenen oder selektiven Verfahrens in einer Leistungsbeschaffung darstellt (vgl. unten Kapitel #4.3).

Für die Vorbereitung und den Ablauf des Verfahrens, die Zusammensetzung und die Aufgaben des unabhängigen Expertengremiums (Beurteilungsgremium, collège d’experts), dessen Empfehlungen und die mögliche Erteilung eines Folgeauftrags wird auf den KBOB-Leitfaden verwiesen.

Leistungsoffert- und Planerwahlverfahren finden bei Planungsaufgaben Anwendung, bei denen der Gestaltungsspielraum gegenüber Wettbewerb und Studienauftrag kleiner ist (Instandsetzungen, Umbauten, lokale Eingriffe etc.). Bei Planungsaufgaben mit mittlerem bis grossem Gestaltungsspielraum sind die Beschaffungsformen des Wettbewerbs oder Studienauftrags vorzuziehen.

Ziel von Leistungsoffert- und Planerwahlverfahren ist die Ermittlung des am besten geeigneten Leistungserbringers mit dem vorteilhaftesten Angebot für eine konkrete Planungsaufgabe.

Diese Verfahren werden gemäss den geltenden submissionsrechtlichen Bestimmungen (BöB/IVöB) durchgeführt.

Das konventionelle Leistungsoffertverfahren ist ausschliesslich leistungsorientiert und wird bei der Beschaffung von Planungsleistungen ohne wesentlichen Gestaltungsspielraum angewendet. Die Leistungsausschreibung erfolgt entweder in Form einer funktionalen Beschreibung der zu beschaffenden Leistungen, zu der die Auftraggeberin die jeweiligen Ziele und Rahmenbedingungen angibt, oder in Form eines detaillierten Pflichtenhefts, in welchem die geforderten Leistungen klar vorgegeben werden. Die Angebote umfassen z.B. Beiträge zur Auftragsanalyse (ohne planerische Lösungsansätze) sowie Angaben zur Anbieterin und ein Preisangebot für Planerleistungen. Bei komplexen Aufträgen steht die Bewertung der Fähigkeiten der Anbieterinnen im Vordergrund; das Kriterium Preis ist entsprechend untergeordnet.

Das Planerwahlverfahren ist eine Sonderform der Leistungsofferte und dient zur Beschaffung von Planungsleistungen mit einem kleinen bis mittleren Gestaltungsspielraum und beinhaltet, im Gegensatz zur Leistungsofferte, auch lösungsorientierte Elemente als qualitative Entscheidungsgrundlage für die Vergabe. So umfasst das Angebot bei Planerwahlverfahren neben einer Honorarofferte auch konzeptionelle, strategische und planerische Elemente zu objektbezogenen Aufgabenstellungen, wobei diese nach Möglichkeit auf einzelne, signifikante Teilaspekte des Bauvorhabens zu beschränken sind und keine Projektentwürfe wie etwa beim Wettbewerb oder Studienauftrag eingeholt werden sollten. Bei Aufträgen mit hohem Schwierigkeitsgrad steht die Bewertung der Methodik und der Fähigkeiten der Anbieterinnen im Vordergrund.

Die Besonderheit der elektronischen Auktion besteht darin, dass die Offerten anhand eines iterativen, automatisierten Verfahrens bewertet werden.

Mit Iteration ist die wiederholte Anwendung derselben Funktion gemeint. Gegenstand der Angebote können neben dem Preis auch andere Kriterien sein. Denkbar wäre beispielsweise, dass Anbieter unter dem Kriterium der Realisierungsdauer zusätzliche Punkte in der Bewertung ihrer Angebote erhalten, sofern sie die Verpflichtung eingehen, eine Leistung rascher zu erbringen (z. B. kürzere Lieferfristen).

Gewährleistung der Anonymität der Auktionsteilnehmer: Zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen sowie zur Verhinderung eines Preisaustausches soll vermieden werden, dass die Teilnehmenden erkennen können, welche Mitbewerber welche Angebote abgeben (z.B. durch Verwendung von Pseudonymen).

Qualifikationsphase: Der elektronischen Auktion geht eine Qualifikation voraus. Dabei prüft die Vergabestelle die Eignungskriterien und die technischen Spezifikationen und nimmt eine erste Bewertung vor. Die eigentliche Auktion kommt erst in einem zweiten Verfahrensschritt zur Anwendung, wobei mehrere Bewertungsrunden stattfinden können.

Transparenz und Garantie der Gleichbehandlung der Anbieter: Vor Beginn jeder Auktion stellt die Vergabestelle jedem Anbieter die Informationen über die automatische Bewertungsmethode, einschliesslich der mathematischen Formel, das Ergebnis ihrer ersten Angebotsbewertung und zusätzlich vor jeder Auktionsrunde den Rang und alle weiteren relevanten Informationen zur Abwicklung der Auktion zur Verfügung.

Trotz Gemeinsamkeiten mit dem Steigerungskauf finden die obligationenrechtlichen Bestimmungen (Art. 229 ff. OR) keine Anwendung.

Der Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB ist kein Freipass für Verhandlungen mit den Anbieterinnen. Der Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB ermöglicht der Vergabestelle, während des Vergabeverfahrens mit den Anbieterinnen einen strukturierten, protokollierten Austausch zu führen, um den ausgeschriebenen Bedarf bzw. die gewünschte Leistung genau(er) zu definieren und ihre Bedürfnisse und Anforderungen zu erläutern. Die Vergabestelle kann sich zunächst auf eine grobe Ausschreibung beschränken und dann im Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB mit den Anbieterinnen mögliche Lösungswege oder Vorgehensweisen erarbeiten lassen. Dadurch kann sie sich die meist grösseren Fach- und Marktkenntnisse der Anbieterinnen zu Nutze machen. Vor dem Beginn des Dialogs nach Art. 24 BöB/IVöB sollte eine Dialogvereinbarung zwischen der Beschaffungsstelle und den einzelnen betroffenen Anbieterinnen unterzeichnet werden (obligatorische Voraussetzung im Bundesrecht: Art. 6 Abs. 2 VöB).

Mit der Erarbeitung von Lösungswegen erbringen die Anbieterinnen eine Leistung, welche die Vergabestelle in ihrem Beschaffungsprozess unterstützt. Die Vergabestelle hat daher bei der Vorbereitung der Ausschreibung darüber zu entscheiden, ob der Aufwand für die Teilnahme am Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB zumindest teilweise zu entschädigen ist. Dabei sind die Phasen der Ausarbeitung der (vorläufigen) Angebote und der Teilnahme am eigentlichen Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB zu unterscheiden. Allfällige Vergütungen sind spätestens in den Ausschreibungsunterlagen festzuhalten.

Die (vorläufigen) Angebote zeigen einen möglichen Lösungsweg oder einen Vorgehensvorschlag auf. Sie nennen auch den voraussichtlichen Preis für die Arbeit gemäss dem eigenen Vorschlag.

Im offenen Verfahren prüft die Beschaffungsstelle nach Eingang der (vorläufigen) Angebote vorerst, ob die Anbieterinnen die Eignungskriterien erfüllen. Im selektiven Verfahren wurde dieser Schritt bereits in der Präqualifikation erledigt. Aus den geeigneten (vorläufigen) Angeboten werden diejenigen Anbieterinnen ausgewählt, mit welchen ein Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB geführt werden soll. Die Zuschlagskriterien resp. eine erste Prüfung der Zuschlagskriterien bzw. im selektiven Verfahren die Prüfung der Eignungskriterien dienen zur Auswahl der Anbieterinnen (Art. 24 Abs. 4 BöB/IVöB), wobei die bestplatzierten Anbieterinnen zum Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB einzuladen sind.

Der Ablauf des Verfahrens von der Vorbereitung bis zum Zuschlag wird im Faktenblatt «Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB» detailliert dargelegt. Es wird darauf verwiesen.

Besonders zu beachten ist, dass der Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB zwischen der Vergabestelle (Evaluationsteam oder Ausschuss) und den einzelnen Anbieterinnen separat geführt wird. Es ist sicherzustellen, dass mit jeder Anbieterin nur über ihre Vorschläge bzw. den von ihr entwickelten Lösungsweg ein Dialog nach Art. 24 BöB/IVöB geführt wird (keine «Rosinenpickerei» verschiedener Ideen von unterschiedlichen Anbieterinnen).

Durch die Ausschreibung eines Rahmenvertrags kann die Vergabestelle Konditionen (Preise und Mengen) für Leistungsbezüge in einem bestimmten Zeitraum definieren, ohne dass zum Zeitpunkt der Ausschreibung die genauen Bezugszeitpunkte oder die fixen Mengen pro Abruf im Detail bekannt sein müssen. Der Rahmenvertrag umfasst als «Mantel» die Beschaffung der späteren Leistungen, welche gestützt auf ihn in Form von Einzelverträgen bezogen werden.

Eine «Bündelung» von Leistungen führt häufig auch preislich zu besseren Konditionen. Aufgrund der langen Beschaffungsperiode mit potenziell höherem Beschaffungsvolumen kommt der Nachhaltigkeit bei der Vergabe von Rahmenverträgen eine besondere Bedeutung zu.

Beim Rahmenvertrag handelt es sich um einen öffentlichen Auftrag, der in den üblichen Verfahren zu vergeben ist. Die Vergabestelle muss daher zunächst prüfen, welche Verfahrensart zur Anwendung kommt. Hierfür ist eine Schätzung des voraussichtlichen Auftragswerts vorzunehmen. Dabei ist der Maximalauftragswert des Rahmenvertrags (Summe aller Einzelverträge) einzurechnen (analog Art. 15 Abs. 3 BöB/IVöB).

Der spätere Abschluss eines Einzelvertrags (Abruf) erfolgt nach den Vorgaben der Vergabestelle in der Ausschreibung und im Rahmenvertrag über die dort definierten Leistungen. Dies ermöglicht der Vergabestelle rasche und bedarfsgerechte Leistungsbezüge.

Die Leistungen, die später (allenfalls) über Einzelverträge bezogen werden (Abrufe), sind in der Ausschreibung hinreichend zu spezifizieren. Es ist ein maximaler Leistungsumfang zu definieren.

Anzugeben sind weiter die Preise oder Preisbestimmungsregeln, z.B. durch Angabe von Einheitspreisen resp. Stundenhonoraren (oder Tagessätzen). Entsprechend muss auch der Maximalpreis festgelegt oder zumindest ermittelt werden können (z.B. über den maximalen Leistungsumfang multipliziert mit den Einheitspreisen). Ist dieses finanzielle Volumen ausgeschöpft, darf kein Einzelvertrag mehr abgeschlossen werden.

Die Laufzeit eines Rahmenvertrags beträgt höchstens fünf Jahre. Ausnahmsweise, z.B. wegen der Komplexität des Leistungsgegenstands oder wegen erheblichen Anfangsinvestitionen (mit einem Amortisationszeitraum von mehr als fünf Jahren) kann eine längere Vertragsdauer begründet sein. Eine massvolle Verlängerung der Vertragsdauer ist schliesslich angezeigt, wenn ein unter dem Rahmenvertrag abgeschlossener Einzelvertrag aus sachlichen Gründen die maximale Vertragslaufzeit des Rahmenvertrags überschreitet. Für die Laufzeit dieses Einzelvertrags gelten die Bestimmungen des Rahmenvertrags weiter.

Wird ein Rahmenvertrag mit nur einer Anbieterin abgeschlossen, erfolgt der Leistungsbezug direkt bei der ausgewählten Anbieterin. Dieser Abruf ist zulässig, auch wenn die Einzelbestellung über einem beschaffungsrechtlich relevanten Schwellenwert liegt. Die Vergabestelle meldet den konkreten Bedarf an, welcher von der Anbieterin jeweils bestätigt und durch entsprechende Lieferung gedeckt und von der Vergabestelle nach den im Rahmenvertrag definierten Konditionen vergütet wird.

Werden parallel mehrere Rahmenverträge abgeschlossen, sind in den Ausschreibungen auch die Kriterien für den späteren Abruf der Einzelverträge bekanntzugeben.

Detailliertere Ausführungen dazu im Faktenblatt Rahmenverträge, Kriterien des späteren Abrufverfahrens und im KBOB-Leitfaden für die Beschaffung mit Rahmenverträgen im Baubereich und in der Objektbewirtschaftung, Ziffer 5.2