Welches Beschaffungsverfahren kommt zur Anwendung? Sie erhalten eine Übersicht der verschiedenen Verfahrensarten und erfahren die Unterschiede zwischen Beschaffungsverfahren im Staatsvertrags- und Nichtstaatsvertragsbereich.
Hinweis:
Die IVöB nennt jeweils nur die männliche Form (z.B. «Auftraggeber»), das BöB dagegen nur die weibliche Form (z.B. «Auftraggeberin»). Die gemeinsame Arbeitsgruppe des Bundes und der Kantone hat sich aus Gründen der Lesbarkeit zu dieser Lösung entschieden. Der Beschaffungsleitfaden TRIAS übernimmt diese Festlegungen analog zu den beiden Erlassen IVöB und BöB, mit der Farbgebung zur Kennzeichnung der Unterschiede wie im Leitfaden generell.
Die Auftragsart und der geschätzte Auftragswert (vgl. unten Tabelle 1) entscheiden darüber, welche Verfahrensart (offenes/selektives Verfahren, Einladungsverfahren, freihändiges Verfahren nach Art. 21 Abs. 1 BöB / IVöB) für die Beschaffung durchgeführt werden muss. Die Anhänge zu BöB und IVöB sehen Schwellenwerte für die einzelnen Verfahrensarten vor. Je nach Auftragsart (Bauleistungen [in der IVöB: Bauhauptleistungen und Baunebenleistungen], Lieferungen und Dienstleistungen) gelten unterschiedlich hohe Schwellenwerte.
Die Schwellenwerte finden sich in Anhang 4 zum BöB und in den Anhängen 1 und 2 zur IVöB
Im Anwendungsbereich des BöB prüfen Sie,
Wenn beides der Fall ist, sind die Schwellenwerte gemäss Anhang 4 Ziff. 1 zum BöB (Schwellenwerte im Staatsvertragsbereich, vgl. unten Tabelle 3) für die Verfahrenswahl massgeblich, ansonsten diejenigen gemäss Anhang 4 Ziff. 2 zum BöB (Schwellenwerte ausserhalb des Staatsvertragsbereichs, vgl. unten Tabelle 2).
Im Anwendungsbereich der IVöB prüfen Sie,
Gemäss Art. 16 Abs. 1 BöB überprüft der Bundesrat die Schwellenwerte nach Konsultation des InöB periodisch gemäss den internationalen Verpflichtungen.
Gemäss Art. 16 Abs. 1 IVöB überprüft das InöB die Schwellenwerte nach Konsultation des Bundesrates periodisch gemäss den internationalen Verpflichtungen.
Die periodische Überprüfung hat gemäss GPA alle zwei Jahre zu erfolgen (Entscheid WTO vom 5. März 1996, Annex 3).
Ein Auftrag kann unabhängig vom Schwellenwert im freihändigen Verfahren vergeben werden, wenn ein in Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB genannter Ausnahmegrund erfüllt ist (vgl. unten Tabelle 4).
Beachte:Bundesrat und InöB überprüfen die Schwellenwerte gemäss den internationalen Verpflichtungen alle zwei Jahre.
Beachte:Bundesrat und InöB überprüfen die Schwellenwerte gemäss den internationalen Verpflichtungen alle zwei Jahre.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig (direkt) zu vergeben, wenn eine der nachstehenden Ausnahmen vorliegt (vgl. Art. 21 Abs. 2 Bst. a bis i BöB / IVöB). Die Auftraggeberin ist, wo möglich und sinnvoll, berechtigt, Vergleichsofferten einzuholen und Verhandlungen durchzuführen (Art. 21 Abs. 1 i.V.m. Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB).
Der Tatbestand ist erfüllt, wenn einer der nachfolgenden Konstellationen vorliegt:
Dieser Tatbestand setzt voraus, dass ein vorangegangenes offenes oder selektives Verfahren oder ein Einladungsverfahren wegen hinreichenden Anhaltspunkten auf eine unzulässige Wettbewerbsabrede abgebrochen werden musste. Bei einer vermutete Abrede kann die Vergabestelle die WEKO für eine erste Einschätzung kontaktieren. Zudem besteht gemäss Art. 45 Abs. 2 BöB / IVöB für die Auftraggeberin die Pflicht zur Mitteilung an die WEKO, wenn hinreichende Anhaltspunkte für eine unzulässige Wettbewerbsabrede vorliegen. Die freihändige Vergabe soll dabei nur zulässig sein, wenn ausserhalb der an der Wettbewerbsabrede Beteiligten kein Restwettbewerb mehr möglich ist.
Die Vergabestelle muss darlegen, dass eine technische oder künstlerische Besonderheit vorliegt oder bestehendes geistiges Eigentum andere Anbieterinnen ausschliesst. Eine mögliche Beschwerdeführerin, welche behauptet, es bestünde eine angemessene Alternative, muss dies beweisen (BGE 137 II 313 E. 3.5.2).
Der Dringlichkeitstatbestand setzt kumulativ Folgendes voraus:
Beachten Sie: Ist das öffentliche Interesse an der sofortigen Ausführung der Arbeiten unzweifelhaft höher als der Anspruch potenzieller Anbieterinnen auf ein ordentliches Vergabeverfahren, dürfte nicht jedes Mitverschulden der Vergabestelle die Durchführung des freihändigen Verfahrens verunmöglichen. Die Vergabestelle hat aber mildere Mittel zu prüfen (z.B. Verkürzung der Fristen bei einem Ausschreibungsverfahren).
Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Lieferungen, Bau- oder Dienstleistungen können dem ursprünglichen Anbieter im freihändigen Verfahren vergeben werden, wenn ein Anbieterwechsel aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereitet oder massive Mehrkosten nach sich ziehen würde. Solche Gründe können etwa darin liegen, dass Materialien, Dienstleistungen, Anlagen und Leistungen (wie Computerprogramme, Software) nicht beliebig austauschbar sind.
Beachten Sie: Folgebeschaffungen setzen einen beschaffungsrechtskonformen Grundauftrag voraus. Erreicht der Auftragswert für eine Folgebeschaffung den Schwellenwert etwa für eine offene oder selektive Ausschreibung, so muss auch der Grundauftrag offen oder selektiv ausgeschrieben worden sein. Abgesehen von stichhaltig begründeten und nachgewiesenen Ausnahmefällen darf der Auftragswert eines Folgeauftrags resp. aller Folgeaufträge gemeinsam nie höher sein als der Auftragswert eines Grundauftrags, wobei der Grundauftrag im richtigen vergaberechtlichen Verfahren vergeben worden sein muss.
Die Vergabestelle kann Erstanfertigungen (Prototypen) oder neuartige Leistungen, die auf ihr Verlangen im Rahmen eines Forschungs-, Versuchs-, Studien- oder Neuentwicklungsauftrags hergestellt oder entwickelt werden, - zu «Testzwecken» – freihändig beschaffen. Die spätere Einführung einer neuen Leistung («Serienlieferung») muss wieder regulär ausgeschrieben und vergeben werden.
Beachten Sie: Hersteller, welche den Prototyp angefertigt haben, sind oft vorbefasst. Zudem sind die im Rahmen der Prototypentwicklung entstehenden Immaterialgüterrechte soweit zu sichern, dass sie einer öffentlichen Ausschreibung nicht im Wege stehen.
Unter diesen Tatbestand fällt die Beschaffung von Waren, welche naturgemäss erheblichen Preisschwankungen unterliegen und an einer Börse zu einem bestimmten Preis ver- oder gekauft werden können (bspw. Kaffee, Zucker, Baumwolle, Gas und Elektrizität). Voraussetzung ist, dass der Preis an einem transparenten Markt, zu dem möglichst viele Marktteilnehmerinnen Zugang haben, unter Berücksichtigung des vorhandenen Angebots und der Nachfrage zum gewünschten Zeitpunkt gebildet wird.
Die Vergabestelle hat die Möglichkeit, ausserordentlich günstige Leistungen, welche aus zeitlichen Gründen nicht in einem regulären Verfahren beschafft werden können, freihändig zu beschaffen.
Der Gewinnerin eines Planungs- oder Gesamtleistungswettbewerbs oder eines Auswahlverfahrens zu Planungs- oder Gesamtleistungsstudien können gewisse Folgeaufträge freihändig vergeben werden, sofern dies in der Ausschreibung angekündigt wurde, der Wettbewerb öffentlich ausgeschrieben, transparent und nichtdiskriminierend durchgeführt und von einem unabhängigen Expertengremium (Preisgericht bei Wettbewerben) beurteilt worden ist.
Art. 21 Abs. 3 BöB lässt weitere freihändige Vergaben als Ausnahmen zu, sofern es sich um Beschaffungen für Verteidigungs- und Sicherheitszwecke handelt, für die eigentlich ein Einladungsverfahren nach Art. 20 Abs. 3 BöB vorgesehen wäre.
Die Vergabestelle ist verpflichtet, über jeden nach Art. 21 Abs. 2 und 3 BöB / Art. 21 Abs. 2 IVöB freihändig vergebenen Auftrag eine Dokumentation zu erstellen. Dies mit folgendem Inhalt:
Eine Veröffentlichung der Dokumentation ist nicht vorgeschrieben. Im Staatsvertragsbereich müssen dieselben Angaben mit dem Zuschlag publiziert werden (Art. 48 Abs. 6 BöB / IVöB).
Gegenüber den Verfahren im Staatsvertragsbereich gelten im Nicht-Staatsvertragsbereich die folgenden, wichtigsten Unterschiede:
Beachte: Bundesrat und InöB passen die Schwellenwerte nach gegenseitiger Konsultation gemäss den internationalen Verpflichtungen alle zwei Jahre an.
Hinweis: Orange = Staatsvertragsbereich
Beantwortung der drei Grundfragen (Wer beschafft? Was soll beschafft werden? Wie hoch ist der geschätzte Auftragswert?)
Abgeschlossene Vorbereitung einer Beschaffung (Bedarfsabklärung, Zeitverhältnisse, Marktabklärung, Projektorganisation)
Die Vergabestelle legt fest, welche Aufträge im Rahmen der Bagatellklausel vergeben werden sollen.
Die Projektleiterin, d.h. die nach interner Kompetenzordnung zuständige Stelle, erstellt und gliedert die Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen.
Die Frist für die Angebotseingabe beträgt in der Regel mindestens 40 Tage seit der Veröffentlichung
Wichtig: Sprachenregelungen beachten.
Die Projektleiterin erstellt eine Publikation, die wie folgt zu veröffentlichen ist:
Die Auftraggeberin kann in den Ausschreibungsunterlagen bestimmen, bis zu welchem Zeitpunkt Fragen entgegengenommen werden. Auf www.simap.ch gibt es zu diesem Zweck ein Frage-/Antwortforum.
Wichtig: Sprachenregelungen beachten.
Die Angebote werden nach Ablauf der Eingabefrist durch zwei Vertreterinnen der Vergabestelle geöffnet (Protokollierungspflicht). Die Offertöffnung kann öffentlich erfolgen. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Allen Anbieterinnen ist spätestens nach dem Zuschlag auf Verlangen Einsicht in das Protokoll zu gewähren. Das Protokoll kann auch versandt werden.
Gemäss Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen. Zur Einhaltung und Prüfung der zwingenden Teilnahmebedingungen, vgl. unten Ziff. 11.
Zu prüfen ist insbesondere die Berechtigung von allfälligen ausländischen Anbietern zur Angebotsabgabe.
Falls ein ungewöhnlich niedriges Angebot vorliegt, fordert die Projektleiterin/der Projektleiter – unter Androhung des Verfahrensausschlusses – die Anbieterin/den Anbieter auf, darzutun, dass sie bzw. er die Teilnahmebedingungen einhält und die Auftragsbedingungen erfüllen kann.
Mit der Bereinigung der Angebote wird entweder eine objektive Vergleichbarkeit der Angebote hergestellt (Art. 39 Abs. 2 Bst. a BöB / IVöB) oder eine unwesentliche Leistungsänderung korrigiert (Art. 39 Abs. 2 Bst. b BöB / IVöB).
Die Projektleiterin/der Projektleiter prüft allfällige Varianten (sofern diese in den Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurden).
Der Abbruch eines Vergabeverfahrens ist aus wichtigen Gründen zulässig. Das Verfahren kann wiederholt werden. Der Abbruch des Verfahrens wird den Anbieterinnen in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit Rechtsmittelbelehrung mitgeteilt sowie elektronisch unter www.simap.ch veröffentlicht. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane (z.B. Amtsblatt) vorsehen.
Die Vergabestelle gibt in der Ausschreibung oder in den Ausschreibungsunterlagen bekannt, zu welchem Zeitpunkt welche Nachweise einzureichen sind (Art. 26 Abs. 3 BöB / IVöB). Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Die Projektleiterin/der Projektleiter erstellt eine Dokumentation, die nachvollziehbar und objektiv das Submissionsergebnis darstellt (Bewertungsmatrix mit Darstellung aller [Unter-]Kriterien und deren Gewichtung, Vergleichstabelle, vergebene Punkte o.ä.).
Vergabeantrag und Zuschlagserteilung gemäss interner Kompetenzordnung.
Der Zuschlag ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen. Die Begründung umfasst mindestens die in Art. 51 Abs. 3 BöB / IVöB aufgeführten Elemente.
Spätestens mit dem Zuschlag ist (nur) den betroffenen Anbieterinnen auch ein allenfalls notwendig gewordener Ausschluss aus dem Verfahren zu eröffnen. Der Ausschluss kann sich auch implizit durch die Nichtberücksichtigung in der Zuschlagsverfügung ergeben.
Die Auftraggeberin eröffnet Verfügungen durch Veröffentlichung auf der Publikationsplattform www.simap.ch oder durch individuelle Zustellung an die Anbieterinnen. Mit Eröffnung der Verfügung beginnt die 20-tägige Beschwerdefrist zu laufen. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane (z.B. Amtsblatt) vorsehen.
Wird den ausgeschlossenen Anbieterinnen der Ausschluss und der Zuschlag an einen Konkurrenten in derselben Verfügung mitgeteilt (kombinierte Ausschluss- und Zuschlagsverfügung), beginnen auch die Beschwerdefristen gleichzeitig zu laufen. Eine ausgeschlossene Anbieterin müsste sich somit in einer allfälligen Beschwerde sowohl gegen den Ausschluss als auch gegen den nicht an sie erteilten Zuschlag wehren.
Auf Verlangen einer nichtberücksichtigten Anbieterin ist ein Debriefing durchzuführen, in welchem auf die wesentlichen Gründe der Nichtberücksichtigung der Offerte einzugehen ist. Ziel des Debriefings ist es insbesondere, dass die fragliche Anbieterin den Vergabeentscheid besser nachvollziehen und ihre Beschwerdechancen konkreter einschätzen kann. Das Debriefing kann mündlich oder schriftlich abgehalten werden. Die Kantone können ebenfalls Debriefings durchführen.
Der rechtskräftige Zuschlag kann widerrufen werden, falls sich nachträglich herausstellt, dass ein Ausschlussgrund nach Art. 44 BöB / IVöB vorliegt. Der Widerruf ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen.
Bei Aufträgen ausserhalb des Staatsvertragsbereichs darf ein Vertrag mit dem berücksichtigten Anbieter nach erfolgtem Zuschlag abgeschlossen werden.
Bei Aufträgen im Staatsvertragsbereich darf ein Vertrag mit der berücksichtigten Anbieterin nach Ablauf derFrist für die Beschwerde gegen den Zuschlag abgeschlossen werden, es sei denn, dasBundesverwaltungsgericht habe einer Beschwerde gegen den Zuschlag aufschiebende Wirkung erteilt. Ist ein Beschwerdeverfahren gegen den Zuschlag hängig, ohne dass die aufschiebende Wirkung verlangt oder gewährtwurde, so teilt die Auftraggeberin den Vertragsschluss umgehend dem Gericht mit.
Der Vertragsschluss ist erst nach unbenutztem Ablauf der Beschwerdefrist zulässig oder wenn einer Beschwerde keine aufschiebende Wirkung erteilt wird. Wird einer Beschwerde aufschiebende Wirkung zuerkannt, muss der Ausgang des Beschwerdeverfahrens abgewartet werden.
Hinweis: Orange = Staatsvertragsbereich
Beantwortung der drei Grundfragen (Wer beschafft? Was soll beschafft werden? Wie hoch ist der geschätzte Auftragswert?)
Abgeschlossene Vorbereitung einer Beschaffung (Bedarfsabklärung, Zeitverhältnisse, Marktabklärung, Projektorganisation)
Die Vergabestelle legt fest, welche Aufträge im Rahmen der Bagatellklausel vergeben werden sollen.
Die Projektleiterin, d.h. die nach interner Kompetenzordnung zuständige Stelle, erstellt und gliedert die Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen.
Besonderes:
Wichtig: Sprachenregelungen beachten.
Die Projektleiterin erstellt eine Publikation, die wie folgt zu veröffentlichen ist:
Die Auftraggeberin kann in den Ausschreibungsunterlagen bestimmen, bis zu welchem Zeitpunkt Fragen entgegengenommen werden. Auf www.simap.ch gibt es zu diesem Zweck ein Frage-/Antwortforum.
Wichtig: Sprachenregelungen beachten.
Die Teilnahmeanträge werden nach Ablauf der Eingabefrist geöffnet und intern protokolliert.
Es sind folgende Prüfungsschritte erforderlich:
Zu prüfen ist insbesondere die Berechtigung von allfälligen ausländischen Anbieterinnen zur Angebotsabgabe.
Die Auswahl der Anbieterinnen ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen (Präqualifikationsverfügung).
Die Präqualifikationsverfügung wird auf der Publikationsplattform www.simap.ch veröffentlicht oder individuell zugestellt. Damit beginnt die 20-tägige Beschwerdefrist zu laufen. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane (z.B. Amtsblatt) vorsehen.
Die Ausschreibungsunterlagen müssen auf den Zeitpunkt der Einladung zugänglich sein. Die Frist für die Angebotseingabe beträgt in der Regel nicht weniger als 20 Tage seit der Einladung.
Die Auftraggeberin kann in den Ausschreibungsunterlagen bestimmen, bis zu welchem Zeitpunkt Fragen entgegengenommen werden. Auf www.simap.ch gibt es zu diesem Zweck ein Frage-/Antwortforum.
Frist für die Angebotseingabe beträgt in der Regel mindestens 40 Tage seit der Einladung.
Die Angebote werden nach Ablauf der Eingabefrist durch zwei Vertreterinnen der Vergabestelle geöffnet (Protokollierungspflicht). Die Offertöffnung kann öffentlich erfolgen. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Allen Anbieterinnen ist spätestens nach dem Zuschlag auf Verlangen Einsicht in das Protokoll zu gewähren. Das Protokoll kann auch versandt werden.
Gemäss Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen.
Besonderes: Die Eignung der Anbieterinnen und die Einhaltung der zwingenden Teilnahmebedingungen wurde bereits in der 1. Stufe geprüft und bejaht.
Falls ein ungewöhnlich niedriges Angebot vorliegt, fordert die Projektleiterin/der Projektleiter – unter Androhung des Verfahrensausschlusses – die Anbieterin/den Anbieter auf, darzutun, dass sie bzw. er die Teilnahmebedingungen einhält und die Auftragsbedingungen erfüllen kann.
Mit der Bereinigung der Angebote wird entweder eine objektive Vergleichbarkeit der Angebote hergestellt (Art. 39 Abs. 2 Bst. a BöB / IVöB) oder eine unwesentliche Leistungsänderung korrigiert (Art. 39 Abs. 2 Bst. b BöB / IVöB).
Die Projektleiterin/der Projektleiter prüft allfällige Varianten (sofern diese in den Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurden).
Der Abbruch eines Vergabeverfahrens ist aus wichtigen Gründen zulässig. Das Verfahren kann wiederholt werden. Der Abbruch des Verfahrens wird den Anbieterinnen in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit Rechtsmittelbelehrung mitgeteilt sowie elektronisch unter www.simap.ch veröffentlicht. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane (z.B. Amtsblatt) vorsehen.
Die Projektleiterin/der Projektleiter erstellt eine Dokumentation, die nachvollziehbar und objektiv das Submissionsergebnis darstellt (Bewertungsmatrix mit Darstellung aller [Unter-]Kriterien und deren Gewichtung, Vergleichstabelle, vergebene Punkte o.ä.).
Vergabeantrag und Zuschlagserteilung gemäss interner Kompetenzordnung.
Der Zuschlag ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen. Die Begründung umfasst mindestens die in Art. 51 Abs. 3 BöB / IVöB aufgeführten Elemente.
Spätestens mit dem Zuschlag ist (nur) den betroffenen Anbieterinnen auch ein allenfalls notwendig gewordener Ausschluss aus dem Verfahren zu eröffnen. Der Ausschluss kann sich auch implizit durch die Nichtberücksichtigung in der Zuschlagsverfügung ergeben.
Die Zuschlagsverfügung wird auf der Publikationsplattform www.simap.ch veröffentlicht. Damit beginnt die 20-tägige Beschwerdefrist zu laufen. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane (z.B. Amtsblatt) vorsehen.
Wird den ausgeschlossenen Anbieterinnen der Ausschluss und der Zuschlag an einen Konkurrenten in derselben Verfügung mitgeteilt (kombinierte Ausschluss- und Zuschlagsverfügung), beginnen auch die Beschwerdefristen gleichzeitig zu laufen. Eine ausgeschlossene Anbieterin müsste sich somit in einer allfälligen Beschwerde sowohl gegen den Ausschluss als auch gegen den nicht an sie erteilten Zuschlag wehren.
Auf Verlangen einer nichtberücksichtigten Anbieterin ist ein Debriefing durchzuführen, in welchem auf die wesentlichen Gründe der Nichtberücksichtigung der Offerte einzugehen ist. Ziel des Debriefings ist es insbesondere, dass die fragliche Anbieterin den Vergabeentscheid besser nachvollziehen und ihre Beschwerdechancen konkreter einschätzen kann. Das Debriefing kann mündlich oder schriftlich abgehalten werden. Die Kantone können ebenfalls Debriefings durchführen.
Der rechtskräftige Zuschlag kann widerrufen werden, falls sich nachträglich herausstellt, dass ein Ausschlussgrund nach Art. 44 BöB / IVöB vorliegt. Der Widerruf ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen.
Bei Aufträgen im Staatsvertragsbereich darf ein Vertrag mit der berücksichtigten Anbieterin nach Ablauf der Frist für die Beschwerde gegen den Zuschlag abgeschlossen werden, es sei denn, das Bundesverwaltungsgericht habe einer Beschwerde gegen den Zuschlag aufschiebende Wirkung erteilt. Ist ein Beschwerdeverfahren gegen den Zuschlag hängig, ohne dass die aufschiebende Wirkung verlangt oder gewährt wurde, so teilt die Auftraggeberin den Vertragsschluss umgehend dem Gericht mit.
Der Vertragsschluss ist erst nach unbenutztem Ablauf der Beschwerdefrist zulässig oder wenn einer Beschwerde keine aufschiebende Wirkung erteilt wird. Wird einer Beschwerde aufschiebende Wirkung zuerkannt, muss der Ausgang des Beschwerdeverfahrens abgewartet werden.
Beantwortung der drei Grundfragen (Wer beschafft? Was soll beschafft werden? Wie hoch ist der geschätzte Auftragswert?)
Abgeschlossene Vorbereitung einer Beschaffung (Bedarfsabklärung, Zeitverhältnisse, Marktabklärung, Projektorganisation)
Besonderes: Interne Auswahl der Anbieterinnen (wenn möglich mindestens drei) aufgrund ihrer Eignung für den konkret vorhandenen Auftrag (Kenntnis/Referenzen aus früheren Vergaben). Zu beachten sind die Listen der im Sinne des öffentlichen Beschaffungswesens sanktionierten Unternehmen (Liste des SECO, kantonale Listen, Listen gemäss Art. 45 Abs. 3 BöB / IVöB).
Die Projektleiterin, d.h. die nach interner Kompetenzordnung zuständige Stelle, erstellt und gliedert die Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen.
Die Unterlagen werden den gemäss Ziffer 1 bestimmten Anbieterinnen zugestellt. Bei Bundesbeschaffungen muss mindestens eine Anbieterin aus einem anderen Sprachraum kommen.
Die Angebote werden nach Ablauf der Eingabefrist durch zwei Vertreterinnen der Vergabestelle geöffnet (Protokollierungspflicht). Die Offertöffnung kann öffentlich erfolgen. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Allen Anbieterinnen ist spätestens nach dem Zuschlag auf Verlangen Einsicht in das Protokoll zu gewähren. Das Protokoll kann auch versandt werden.
Gemäss Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen. Zur Einhaltung und Prüfung der zwingenden Teilnahmebedingungen, vgl. unten Ziff. 11.
Falls ein ungewöhnlich niedriges Angebot vorliegt, fordert die Projektleiterin – unter Androhung des Verfahrensausschlusses – die Anbieterin auf, darzutun, dass sie die Teilnahmebedingungen einhält und die Auftragsbedingungen erfüllen kann.
Mit der Bereinigung der Angebote wird entweder eine objektive Vergleichbarkeit der Angebote hergestellt (Art. 39 Abs. 2 Bst. a BöB / IVöB) oder eine unwesentliche Leistungsänderung korrigiert (Art. 39 Abs. 2 Bst. b BöB / IVöB).
Die Projektleiterin prüft allfällige Varianten (sofern diese in den Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurden).
Der Abbruch eines Vergabeverfahrens ist aus wichtigen Gründen zulässig. Das Verfahren kann wiederholt werden. Der Abbruch des Verfahrens wird den Anbieterinnen in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit Rechtsmittelbelehrung mitgeteilt sowie elektronisch unter www.simap.ch veröffentlicht. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane (z.B. Amtsblatt) vorsehen.
Die Vergabestelle gibt in der Ausschreibung oder in den Ausschreibungsunterlagen bekannt, zu welchem Zeitpunkt welche Nachweise einzureichen sind (Art. 26 Abs. 3 BöB / IVöB). Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Die Projektleiterin erstellt eine Dokumentation, die nachvollziehbar und objektiv das Submissionsergebnis darstellt (Bewertungsmatrix mit Darstellung aller [Unter-]Kriterien und deren Gewichtung, Vergleichstabelle, vergebene Punkte o.ä.).
Vergabeantrag und Zuschlagserteilung gemäss interner Kompetenzordnung.
Der Zuschlag ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen. Die Begründung umfasst mindestens die in Art. 51 Abs. 3 BöB / IVöB aufgeführten Elemente.
Spätestens mit dem Zuschlag ist (nur) den betroffenen Anbieterinnen auch ein allenfalls notwendig gewordener Ausschluss aus dem Verfahren zu eröffnen. Der Ausschluss kann sich auch implizit durch die Nichtberücksichtigung in der Zuschlagsverfügung ergeben.
Die Zuschlagsverfügung wird allen Anbieterinnen schriftlich mitgeteilt. Ein Versand per Einschreiben oder A-Post Plus ist aus Beweisgründen zu empfehlen. Bei einem Einschreiben ist die 7-tägige Abholfrist abzuwarten, falls die Verfügung nicht ausgehändigt werden kann. Mit der individuellen Zustellung an die Anbieterinnen beginnt die 20-tägige Beschwerdefrist zu laufen. Im Unterschied zu den Zuschlagsverfügungen im offenen und selektiven Verfahren muss der Zuschlagsentscheid bei Einladungsverfahren nicht auf www.simap.ch veröffentlicht werden. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Wird den ausgeschlossenen Anbieterinnen der Ausschluss und der Zuschlag an einen Konkurrenten in derselben Verfügung mitgeteilt (kombinierte Ausschluss- und Zuschlagsverfügung), beginnen auch die Beschwerdefristen gleichzeitig zu laufen. Eine ausgeschlossene Anbieterin müsste sich somit in einer allfälligen Beschwerde sowohl gegen den Ausschluss als auch gegen den nicht an sie erteilten Zuschlag wehren.
Auf Verlangen einer nichtberücksichtigten Anbieterin ist ein Debriefing durchzuführen, in welchem auf die wesentlichen Gründe der Nichtberücksichtigung der Offerte einzugehen ist. Ziel des Debriefings ist es insbesondere, dass die fragliche Anbieterin den Vergabeentscheid besser nachvollziehen und ihre Beschwerdechancen konkreter einschätzen kann. Das Debriefing kann mündlich oder schriftlich abgehalten werden. Die Kantone können ebenfalls Debriefings durchführen.
Der rechtskräftige Zuschlag kann widerrufen werden, falls sich nachträglich herausstellt, dass ein Ausschlussgrund nach Art. 44 BöB / IVöB vorliegt. Der Widerruf ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen.
Bei Aufträgen im Staatsvertragsbereich darf ein Vertrag mit der berücksichtigten Anbieterin nach Ablauf der Frist für die Beschwerde gegen den Zuschlag abgeschlossen werden, es sei denn, das Bundesverwaltungsgericht habe einer Beschwerde gegen den Zuschlag aufschiebende Wirkung erteilt. Ist ein Beschwerdeverfahren gegen den Zuschlag hängig, ohne dass die aufschiebende Wirkung verlangt oder gewährt wurde, so teilt die Auftraggeberin den Vertragsschluss umgehend dem Gericht mit.
Der Vertragsschluss ist erst nach unbenutztem Ablauf der Beschwerdefrist zulässig oder wenn einer Beschwerde keine aufschiebende Wirkung erteilt wird. Wird einer Beschwerde aufschiebende Wirkung zuerkannt, muss der Ausgang des Beschwerdeverfahrens abgewartet werden.
Hinweis: Orange = Staatsvertragsbereich
Beantwortung der drei Grundfragen (Wer beschafft? Was soll beschafft werden? Wie hoch ist der geschätzte Auftragswert?)
Abgeschlossene Vorbereitung einer Beschaffung (Bedarfsabklärung, Zeitverhältnisse, Marktabklärung, Projektorganisation)
Besonderes:
Interne Auswahl der Auftragnehmerin aufgrund ihrer Eignung für den konkret vorhandenen Auftrag (Kenntnis/Referenzen aus früheren Vergaben). Es können mehrere potenzielle Auftragnehmerinnen für Vergleichsofferten angefragt werden.
Das freihändige Verfahren kann in den zwei folgenden und zu unterscheidenden Konstellationen zu Anwendung gelangen:
oder
Die Anfrage zur Einreichung eines Angebots kann formlos, d.h. auch mündlich erfolgen. Die Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen (z.B. in Form eines Pflichtenhefts, Lastenhefts oder Leistungsverzeichnisses) ist in gewissen Fällen empfehlenswert, insbesondere weil diese für den späteren Vertragsinhalt massgebend sein können.
Sofern vorhanden, werden die Ausschreibungsunterlagen den gemäss Ziffer 1 bestimmten Anbieterinnen zugestellt. Die Auftraggeberin ist, wo möglich und sinnvoll, berechtigt, Vergleichsofferten einzuholen und Verhandlungen durchzuführen (Art. 21 Abs. 1 i.V.m. Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB).
Die Offertöffnung kann formlos erfolgen. Die angebotenen Leistungen sind in fachlicher und rechnerischer Hinsicht zu prüfen. Verhandlungen mit der/den Anbieterin(nen) sind zulässig. Damit diese nicht zu Ungunsten der Vergabestelle ausfallen, ist den Anbietenden keine Einsicht in das allenfalls erstellte Offertöffnungsprotokoll zu gewähren.
Die Projektleiterin, d.h. die nach interner Kompetenzordnung zuständige Stelle, prüft allfällige Varianten (sofern diese in den Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurden).
Die Vergabestelle gibt in der Ausschreibung oder in den Ausschreibungsunterlagen bekannt, zu welchem Zeitpunkt welche Nachweise einzureichen sind (Art. 26 Abs. 3 BöB / IVöB). Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Vergabeantrag und Zuschlagserteilung gemäss interner Kompetenzordnung.
Der Zuschlag bei Vergaben unterhalb der massgebenden Schwellenwerte (Art. 21 Abs. 1 BöB / IVöB) kann durch einfache Mitteilung (Auftragsbestätigung) an die ausgewählte Anbieterin erfolgen; für nicht berücksichtigte Anbieterinnen besteht grundsätzlichkein Rechtsschutz. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen. Die Kantone können in ihren Beitrittsgesetzen festlegen, dass auch für Auftragsvergaben im unterschwelligen Bereich («ab CHF 1») Rechtsschutz gewährt wird.
Der Zuschlag in einem freihändigen Verfahren nach Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen. Der Zuschlag ist auf www.simap.ch zu veröffentlichen; davon ausgenommen sind freihändig erteilte Zuschläge nach Anhang 5 Ziff. 1 Bst. c und d zum BöB.Zuschläge, die im Staatsvertragsbereich freihändig erteilt wurden, veröffentlichen die Kantone auf www.simap.ch. Die Kantone können zusätzliche Publikationsorgane vorsehen (z.B. Amtsblatt). Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen. Ausländische Anbieterinnen sind bei Aufträgen ausserhalb des Staatsvertragsbereichs zur Beschwerde nur zugelassen, soweit der Staat, in dem sie ihren Sitz haben, Gegenrecht gewährt.
Ob auch bei freihändigen Verfahren unterhalb der massgebenden Schwellenwerte (Art. 21 Abs. 1 IVöB) Rechtsschutz besteht, richtet sich nach den kantonalen Ausführungsbestimmungen.
Der Zuschlag ist auf www.simap.ch zu veröffentlichen.
Der rechtskräftige Zuschlag kann widerrufen werden, falls sich z.B. nachträglich herausstellt, dass ein Ausschlussgrund nach Art. 44 BöB / IVöB vorliegt. Der Widerruf ist in Form einer Verfügung mit einer summarischen Begründung und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu erlassen.
Bei Aufträgen ausserhalb des Staatsvertragsbereichs darf ein Vertrag mit der berücksichtigten Anbieterin nach erfolgtem Zuschlag abgeschlossen werden.
Bei Aufträgen im Staatsvertragsbereich darf ein Vertrag mit der berücksichtigten Anbieterin nach Ablauf der Fristfür die Beschwerde gegen den Zuschlag abgeschlossen werden, es sei denn, das Bundesverwaltungsgerichthabe einer Beschwerde gegen den Zuschlag aufschiebende Wirkung erteilt. Ist ein Beschwerdeverfahren gegenden Zuschlag hängig, ohne dass die aufschiebende Wirkung verlangt oder gewährt wurde, so teilt dieAuftraggeberin den Vertragsschluss umgehend dem Gericht mit.
Der Vertragsschluss ist erst nach unbenutztem Ablauf der Beschwerdefrist zulässig oder wenn einer Beschwerde keine aufschiebende Wirkung erteilt wird. Wird einer Beschwerde aufschiebende Wirkung zuerkannt, muss der Ausgang des Beschwerdeverfahrens abgewartet werden.
Im freihändigen Verfahren im Nicht-Staatsvertragsbereich gelten grundsätzlich dieselben formellen Anforderungen wie im Verfahren im Staatsvertragsbereich. In der Praxis kann aber bei den beschriebenen Verfahrensschritten der Aufwand dem Charakter des eher formlosen Verfahrens entsprechend angemessen reduziert werden. Bei Freihandvergaben gestützt auf eine Ausnahme nach Art. 21 Abs. 2 BöB / IVöB sind allerdings erhöhte (Dokumentations-)Anforderungen zu beachten.
Beachte: In der Gerichtspraxis bislang nicht abschliessend geklärt worden ist die Frage, ob auch bei freihändigen Verfahren aufgrund einer Ausnahmebestimmung (Art. 21 Abs. 2 BöB /IVöB ) Konkurrenzofferten eingeholt werden dürfen. Dies kommt – wenn überhaupt – nur bei Bst. a (keine geeigneten Angebote im offenen oder selektiven Verfahren oder im Einladungsverfahren oder Angebote, die die Anforderungen nicht erfüllen), Bst. b (nur abgestimmte Angebote), Bst. d (Dringlichkeit) oder Bst. f (Erstanfertigung, Prototyp) in Frage.
Legende
Rot = Bundesebene
Blau = Kantone, Städte, Gemeinden
Orange = Staatsvertragsbereich
Der Leitfaden für öffentliche Beschaffungen (TRIAS) richtet sich an öffentliche Beschaffungsstellen von Bund, Kantonen und Gemeinden sowie weitere dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstehende Auftraggeber in der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein. Herausgeberin und Autorin ist die Schweizerische Bau-, Planungs- und Umweltdirektoren-Konferenz (BPUK), eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit beschränkter Rechtsfähigkeit mit Sitz in Bern.
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Der Leitfaden für öffentliche Beschaffungen (TRIAS) richtet sich an Benutzer in der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein, welche die gezeigten Bedingungen akzeptieren.
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