Choix d’un instrument

L’adjudicateur se sert des concours pour des problématiques qui peuvent être suffisamment et définitivement circonscrites à l’avance pour faire élaborer différentes solutions, notamment d’un point de vue conceptuel, structurel, écologique, économique, social, fonctionnel ou technique. On recherche la meilleure amorce de solution possible, par exemple pour un projet susceptible d’être approuvé. Lors de l’élaboration des propositions de solution, les participants disposent d’une grande liberté de conception.

Des procédures de concours peuvent être organisées dans le but d’obtenir des propositions de solutions:

• pour des tâches décrites et délimitées de manière générale («concours d’idées»);
• pour des tâches clairement définies et pour l’identification de partenaires qualifiés qui concrétiseront en partie ou totalement ces propositions de solutions («concours de projets proprement dit»).

Les «concours portant sur les études et la réalisation» visent à susciter des propositions en vue de la réalisation de tâches clairement définies et à permettre l’adjudication des activités liées à ces tâches (dans le domaine de la construction donc toutes les prestations de planification et de construction).

L’adjudicateur se sert des mandats d’étude pour des problématiques qui ne pourront être précisées et complétées qu’au cours de la procédure en raison de leur complexité pour faire élaborer différentes solutions, notamment d’un point de vue conceptuel, structurel, écologique, économique, social, fonctionnel ou technique.

Des mandats d’étude peuvent être réalisés pour:

• des propositions permettant de prendre des décisions d’ordre conceptuel ou de résoudre des problèmes complexes définis et délimités uniquement dans les grandes lignes («mandats d’idées»);
• la résolution de tâches complexes pour lesquelles la réalisation du résultat est prévue et la détermination des partenaires contractuels qui réaliseront les solutions en tout ou en partie («mandats de projets»).

Le mandat portant sur les études et la réalisation correspond au concours portant sur les études et la réalisation. La situation initiale et la problématique du mandat portant sur les études et la réalisation sont toutefois plus ouvertes que celles du concours portant sur les études et la réalisation.

Les concours sont en principe organisés sous forme anonyme, le projet en tant que tel étant au premier plan (cf. art. 17 OMP): les auteurs ne sont dévoilés au jury qu’après que les projets ont été classés et que la somme globale des prix a été fixée.

En revanche, les mandats d’étude parallèles, dans lesquels l’échange direct et réglementé entre les soumissionnaires et l’adjudicateur est capital, ne sont pas organisés de façon anonyme.

Dans les concours et les mandats d’étude parallèles, les prestations de développement de la proposition sont indemnisées (respectivement par la somme globale des prix et par des forfaits).

Dans les procédures de concours et de mandats d’étude parallèles, les participants présentent des propositions. Pour les concours, celles-ci consistent dans des approches de solution; pour les mandats d’étude parallèles, dans des mandats d’étude ou des mandats portant sur la réalisation d’un concept ainsi que des approches de solution en matière de planification en fonction des phases.

Le jury ou le collège d’experts juge les projets présentés dans une procédure de concours ou de mandats d’étude parallèles en se fondant sur les critères définis dans le programme et détermine le projet lauréat. Le pouvoir adjudicateur peut ensuite adjuger le marché / le marché complémentaire au lauréat (cf. art. 21 al. 2 let. i LMP / AIMP).

Concours: il est renvoyé au guide de la KBOB en ce qui concerne la préparation et le déroulement de la procédure, la composition et les tâches du jury indépendant, ses recommandations et l’effet contraignant (négatif) des recommandations, etc.

Mandats d’étude parallèles: les mandats d’étude parallèles se distinguent des concours en premier lieu par l’organisation d’un échange. Selon le règlement SIA 143, le dialogue est une communication orale, non anonyme et soumise à des règles entre le collège d’experts et les participants. Il faut distinguer les mandats d’étude parallèles du dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP, qui constitue un instrument utilisé dans une procédure d’appel d’offres ouverte ou sélective (cf. chapitre #4.3 ci-dessous).

Für die Vorbereitung und den Ablauf des Verfahrens, die Zusammensetzung und die Aufgaben des unabhängigen Expertengremiums (Beurteilungsgremium, collège d’experts), dessen Empfehlungen und die mögliche Erteilung eines Folgeauftrags wird auf den KBOB-Leitfaden verwiesen.

Les procédures d’appel d’offres et de mise en concurrence pour le choix d’un mandataire s’appliquent aux tâches d’étude pour lesquelles la liberté de conception est moindre par rapport au concours et au mandat d’étude parallèle (remises en état, transformations, interventions locales, etc.). Pour les tâches d’étude présentant une liberté de conception de moyenne à grande, il faut préférer les concours ou les mandats d’étude parallèles.

Les procédures d’appel d’offres et de mise en concurrence pour le choix d’un mandataire visent à déterminer le fournisseur le plus apte et présentant l’offre la plus avantageuse pour une tâche d’étude concrète.

Ces procédures sont réalisées selon les dispositions du droit des marchés publics en vigueur (LMP / AIMP).

La procédure d’appel d’offres traditionnelle porte exclusivement sur des prestations et elle est appliquée pour l’acquisition de prestations d’étude ne présentant pas une liberté de conception importante. Les prestations à acquérir font soit l’objet d’une description fonctionnelle, l’adjudicateur indiquant les objectifs et les conditions-cadres, soit l’objet d’un cahier des charges détaillé, dans lequel les prestations demandées sont clairement fixées. Les offres englobent des propositions sur l’analyse du mandat (sans approches de solutions conceptuelles) ainsi que des indications sur le soumissionnaire et une offre de prix pour ses prestations. Pour les mandats complexes, l’évaluation des capacités des soumissionnaires est au premier plan; le critère du prix est par conséquent secondaire.

La mise en concurrence pour le choix d’un mandataire est une forme particulière d’appel d’offres et sert à acquérir des prestations d’étude présentant une liberté de conception faible à moyenne et contient, à la différence des appels d’offres, également des éléments de recherche de solutions, qui constituent une base de décision qualitative pour l’adjudication. Ainsi, dans une mise en concurrence pour le choix du mandataire, l’offre comprend, en plus d’une offre pour les honoraires, des éléments d’ordre conceptuel et stratégique relatifs aux tâches en lien avec le bâtiment, ceux-ci se limitant si possible à des aspects significatifs du projet de construction et, à la différence des concours et des mandats d’étude parallèles, des projets ne devraient pas être demandés. Pour les mandats présentant un degré de difficulté élevé, l’évaluation de la méthode et des compétences des soumissionnaires est au premier plan.

La particularité des enchères électroniques est l’évaluation des offres via une procédure itérative automatisée.

Par itération, on entend l’utilisation répétée de la même fonction. Les enchères peuvent avoir pour objet non seulement le prix, mais encore d’autres critères. On peut imaginer par exemple qu’en relation avec le critère de la durée de réalisation, des soumissionnaires obtiennent des points supplémentaires lors de l’évaluation de leur offre s’ils s’engagent à fournir une prestation plus rapidement (par ex. délai plus bref de livraison).

Garantie de l’anonymat des participants aux enchères: afin de protéger les secrets d’affaires et d’empêcher un échange de prix, il faut éviter que les participants puissent identifier les concurrents et les offres qu’ils remettent (p. ex. en utilisant des pseudonymes).

Phase de qualification: l’enchère électronique est précédée d’une qualification. L’adjudicateur vérifie alors les critères d’aptitude et les spécifications techniques, puis procède à une première évaluation. Ce n’est que dans un deuxième temps que l’enchère à proprement parler intervient dans la procédure, plusieurs séances d’évaluation étant possibles.

Transparence et garantie de l’égalité de traitement des soumissionnaires: avant toute enchère, l’adjudicateur met à la disposition de chaque soumissionnaire les informations relatives à la méthode d’évaluation automatique, y compris la formule mathématique; il lui communique le résultat de sa première évaluation des soumissions et en plus avant chaque phase d’enchères, le rang ainsi que toute autre information utile pour le déroulement de l’enchère.

En dépit des similitudes avec les enchères, les dispositions des art. 229 ss CO ne s’appliquent pas.

Le dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP n’est pas un blanc-seing pour des négociations avec les soumissionnaires. Le dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP permet aux adjudicateurs de mener un échange structuré, consigné, avec les soumissionnaires afin de définir (plus) précisément le besoin faisant l’objet de l’appel d’offres ou le service souhaité et d’expliquer leurs besoins et leurs exigences. L’adjudicateur peut d’abord se contenter d’un appel d’offres sommaire, puis demander l’élaboration de solutions ou de procédés possibles dans le cadre du dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP avec les soumissionnaires. Il peut ainsi mettre à profit les connaissances spécialisées et du marché souvent plus importantes des soumissionnaires. Une convention régissant le dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP devrait être conclue entre l’adjudicateur et les différents soumissionnaires concernés avant le début du dialogue (condition obligatoire en droit fédéral: art. 6 al. 2 OMP).

En élaborant des solutions, les soumissionnaires fournissent un travail qui aide l’adjudicateur dans son processus d’adjudication. Lors de la préparation de l’appel d’offres, le service d’achat doit donc décider si le travail que représente la participation au dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP sera ou non rémunéré, ne fût-ce que partiellement. En l’occurrence, il y a lieu de distinguer la phase d’établissement des offres (provisoires) de celle de participation au dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP en tant que tel. Les indemnités éventuelles doivent être définies au plus tard dans les documents d’appel d’offres.

Les offres (provisoires) présentent une proposition de solution ou de procédé. Elles indiquent également le prix auquel est estimée la mise en œuvre de cette proposition.

Dans la procédure ouverte, le service d’achat commence, après réception des offres (provisoires), par vérifier si les soumissionnaires remplissent les critères d’aptitude. Dans la procédure sélective, cette vérification est effectuée lors de la phase de préqualification. L’adjudicateur sélectionne, parmi les offres (provisoires) présentant les éléments requis, les soumissionnaires avec lesquels il souhaite mener un dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP. Cette sélection est fondée sur les critères d’adjudication ou un premier examen des critères d’adjudication et, dans le cas de la procédure sélective, sur l’examen des critères d’aptitude (art. 24 al. 4 LMP / AIMP). Sont invités au dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP les soumissionnaires qui sont le mieux évalués sur la base de ces critères.

Le déroulement de la procédure, de la préparation à l’adjudication, est présenté en détail dans la fiche d’information «Dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP». Il y est renvoyé.

Il convient tout particulièrement de veiller à ce que le dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP entre l’adjudicateur (équipe d’évaluation ou comité) et les différents soumissionnaires soit mené séparément. Lors du dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AIMP, il faut s’assurer de ne développer avec chaque soumissionnaire que ses propositions ou la solution proposée par ce dernier (pas de «picorage» parmi différentes idées de différents soumissionnaires).

L’appel d’offres portant sur un contrat-cadre permet à l’adjudicateur de définir les conditions (prix et quantités) pour l’achat de prestations durant une certaine période, sans que les dates d’acquisition exactes ou les quantités fixes par appel n’aient besoin d’être connues en détail à la date de l’appel d’offres. Le contrat-cadre encadre l’acquisition des prestations ultérieures acquises sous la forme de contrats subséquents sur sa base.

Un «regroupement» de prestations se traduit aussi souvent par de meilleures conditions en termes de prix. Compte tenu de la durée de la période de production avec potentiellement un volume du marché plus important, le développement durable revêt une importance particulière lors de l’adjudication de contrats-cadres.

Le contrat-cadre est un marché public qui doit être adjugé dans le cadre de la procédure habituelle. L’adjudicateur doit donc commencer par vérifier quel type de procédure est applicable. Une estimation de la valeur prévisible du marché doit être réalisée à cet effet. La valeur maximale du marché du contrat-cadre (somme de tous les contrats subséquents) doit donc être calculée (par analogie avec l’art. 15 al. 3 LMP / AIMP).

La conclusion ultérieure d’un contrat (appel) intervient conformément aux prescriptions de l’adjudicateur dans l’appel d’offres et le contrat-cadre par le biais des prestations qui y sont définies. Cela permet à l’adjudicateur d’acquérir des prestations rapidement et en fonction de ses besoins.

Les prestations qui seront ultérieurement acquises (éventuellement) par le biais de contrats subséquents (appels) doivent être suffisamment spécifiées dans l’appel d’offres. Une étendue maximale des prestations doit être définie.

Il convient par ailleurs d’indiquer les prix ou les règles de fixation des prix, p. ex. en précisant des prix unitaires ou des tarifs horaires (ou des tarifs journaliers). Le prix maximal doit donc également pouvoir être fixé ou du moins déterminé (p. ex. par le biais de l’étendue maximale des prestations multipliée par les prix unitaires). Lorsque ce volume financier est épuisé, plus aucun contrat subséquent ne doit être conclu.

La durée d’un contrat-cadre ne peut excéder cinq ans. Exceptionnellement, p. ex. en raison de la complexité de l’objet de la prestation ou des investissements initiaux considérables (avec une durée d’amortissement supérieure à cinq ans), un contrat-cadre plus long peut être justifié. Enfin, une prolongation mesurée de la durée du contrat est indiquée lorsqu’un contrat subséquent conclu dans le cadre du contrat-cadre excède la durée maximale du contrat-cadre pour des raisons objectives. Les dispositions du contrat-cadre restent applicables pour la durée de ce contrat individuel.

Lorsqu’un contrat-cadre est conclu avec un seul soumissionnaire, les prestations sont directement acquises auprès du soumissionnaire sélectionné. Cette attribution de contrats subséquents est autorisée, même si la commande individuelle est supérieure à une valeur seuil déterminante en droit des marchés publics. L’adjudicateur annonce le besoin concret, que le soumissionnaire confirme et satisfait par une livraison correspondante et que l’adjudicateur rémunère aux conditions définies dans le contrat-cadre.

Lorsque plusieurs contrats-cadres sont conclus en parallèle, les appels d’offres doivent également annoncer les critères pour l’appel futur des contrats subséquents.

Pour des explications plus détaillées, cf. la fiche d’information Contrats-cadres, Critères de la procédure ultérieure de conclusion d’un contrat subséquent et le guide de la KBOB concernant l’acquisition avec des contrats-cadre dans le secteur de la construction et dans la gestion des bâtiments, ch. 5.2.